АДАПТИВНИЙ КЕЙС-МЕНЕДЖМЕНТ SAFEDOX

SafeDox трансформує паперовий обіг документів на цифрові кейси, значно прискорюючи рутинні операції, зводячи нанівець ризики помилок та посилюючи керованість процесами.

SafeDox безшовно інтегрується з Microsoft 365 і SharePoint/SharePoint Online. Це гарантує високий рівень захисту даних та контролю доступу до інформації.

SafeDox може працювати як у хмарній інфраструктурі (на базі Microsoft Azure), так і на локальних серверах Підприємства, забезпечуючи гнучкість та адаптивність рішення під потреби різних Організацій.

ПРОБЛЕМИ ТА ЗАДАЧІ, ЯКІ ВИРІШУЄ SAFEDOX:

1. Автоматизація процесів та рутинних операцій.
2. Інтелектуальний аналіз перебігу процесів та контроль навантаження на Виконавців на всіх етапах.
3. Прозорість процесів для всіх Учасників та дисципліна виконання  завдань.
4. Зведення нанівець помилок, що виникають через ручне введення даних.
5. Скорочення часу на підготовку документів за рахунок використання Штучного Інтелекту (АІ).
6. Гарантований захист корпоративних даних у вашому тенанті Microsoft 365.

ЦЕ СТАЛО МОЖЛИВО ЗАВДЯКИ ФУНКЦІЯМ SAFEDOX:

• Візуальний конструктор процесів (No-Code Workflow Designer).
• Безшовні інтеграції з повсякденними інструментами.
• Інтелектуальне розпізнавання та обробка документів.
• Автогенерація документів за шаблонами на базі AI.
• Потужна аналітика та моніторинг процесів.
• Підтримка електронного цифрового підпису (ЕЦП).
• Безшовна інтеграція з Microsoft 365.

SAFEDOX ЗАРАЗ В РОБОТІ У ВІДДІЛАХ:

• HR
• ІТ
• Фінанси
• Адміністративний відділ / Канцелярія (діловодство)
• Юридичний відділ

ВІДМІННОСТІ ВІД АНАЛОГІВ:

• Простота впровадження та використання – SafeDox не вимагає програмування чи великих інвестицій для старту автоматизації. Вбудований візуальний процесний конструктор дозволяє швидко налаштувати потрібні бізнес-логіку і маршрути, «складаючи» процеси як із конструктора, без спеціалізованих знань.
• Глибока інтеграція з екосистемою Microsoft (концепція Invisible) – близько 80% операцій у SafeDox можна виконувати через звичні інструменти – Outlook, Teams, корпоративні чат-боти.
• Розширюваність – ви можете розвивати SafeDox самостійно, використовуючи готові конектори для Power Automate або Azure Logic Apps.
• Вбудовані AI-можливості (концепція Intelligent) – це включає автоматичну обробку та класифікацію сканованих документів, автозаповнення карток та запуск процесів без участі людини, а також генерацію нових документів за шаблонами.
• Максимальний рівень безпеки та надійності – SafeDox функціонує в середовищі Microsoft 365 і Azure та використовує найсучасніші вбудовані засоби захисту Microsoft (контроль доступу, шифрування тощо). Це означає, що зовнішнє несанкціоноване проникнення чи витік даних зсередини системи фактично унеможливлені.
• SafeDox пройшов офіційну перевірку Microsoft і представлений у Azure Marketplace та Microsoft AppSource – це підтвердження надійності та довіри з боку провайдера платформи.
• Гнучкість та адаптивність – SafeDox можна розгорнути локально або у хмарі, підлаштувати під специфічні процеси Клієнта та інтегрувати з додатковими сервісами за потреби.

ІНТЕГРАЦІЯ З СЕРВІСАМИ:

1. Microsoft 365 та SharePoint
2. Outlook (електронна пошта)
3. Microsoft Teams
4. Microsoft Power Automate (Flow)
5. Сканери та системи вводу документів
6. Сервіси електронного підпису | Дія.Підпис, SmartID (ПриватБанк), CloudKey (ЦСК «Україна»), «Вчасно»
7. Microsoft Azure

КЕЙСИ УСПІШНОГО ВИКОРИСТАННЯ SAFEDOX:

Проблема:

Обробка внутрішніх заявок на закупівлі відбувалася вручну через електронні листи та паперові документи. Це призводило до помилок через «людський фактор» та затримок у погодженні. Відділ бухгалтерії потребував зручного інструменту для автоматизованого керування цим процесом.

Рішення:

SafeDox автоматизував подання та погодження заявок на закупівлю у кілька кліків, замінивши паперовий документообіг цифровими картками. Інтеграція з Microsoft Power Automate забезпечила обмін даними між заявками без втрати функціональності. «Людський фактор» при внесенні даних зведено нанівець. Система запрацювала одразу після впровадження, адже Співробітники швидко її опанували. Бухгалтерія отримала зручний інструмент для швидкого погодження, а Керівництво – повний контроль над закупівлями.

Проблема:

Документація Замовника зберігалася у core-системі з доступом та можливістю редагування для багатьох Користувачів. Це призводило до плутанини з версіями документів. Часто в процесі погодження договорів пропускалися певні Відділи та/або Спеціалісти. Не було чітких правил доступу та маршрутизації документів.

Рішення:

SafeDox став для Замовника єдиним контрольованим простором для роботи з документацією. Доступ до редагування був диференційований відповідно до посадових обов’язків Користувачів – їх близько 400. Для кожного типу документації налаштовано окремі маршрути погодження, що враховують специфіку процесу. Це забезпечило актуальність документів і виключило можливість редагування неуповноваженими Особами. Погодження договорів прискорилося на ~40%. Система дозволяє відстежувати, на якому етапі зупинився процес і з якої причини. Головний офіс отримав повний контроль над договірною діяльністю філіалів.

Проблема:

Замовник потребував єдиного цифрового середовища для погодження внутрішніх документів та контролю витрат. Раніше ці процеси були розпорошені між різними каналами, що ускладнювало контроль і затримувало виконання. Необхідно було забезпечити прозорість, швидкість і юридичну значущість усіх дій.

Рішення:

SafeDox автоматизував процес подання заявок на закупівлю товарів і послуг. Це дозволило Замовнику ефективно контролювати використання коштів з власного бюджету. Уся договірна діяльність реалізована в єдиній системі з чіткими маршрутами погодження та фіксацією Відповідальних Осіб. Це забезпечує юридичну силу та прозорість рішень. Система також дозволяє підписувати договори з Зовнішніми Контрагентами за допомогою ЕЦП.