АДАПТИВНЫЙ КЕЙС-МЕНЕДЖМЕНТ SAFEDOX

SafeDox трансформирует бумажный документооборот в цифровые кейсы, значительно ускоряя рутинные операции, сводя на нет риски ошибок и усиливая контроль над процессами.

SafeDox бесшовно интегрируется с Microsoft 365 и SharePoint/SharePoint Online. Это гарантирует высокий уровень защиты данных и контроля доступа к информации.

SafeDox может работать как в облачной инфраструктуре (на базе Microsoft Azure), так и на локальных серверах Компании, обеспечивая гибкость и адаптивность решения под нужды разных Организаций.

ПРОБЛЕМЫ И ЗАДАЧИ, КОТОРЫЕ РЕШАЕТ SAFEDOX:

1. Автоматизация действий и рутинных операций.
2. Интеллектуальный анализ протекания процессов и контроль нагрузки на Исполнителей на всех этапах.
3. Прозрачность процессов для всех Участников и дисциплина выполнения задач.
4. Минимизация ошибок, возникающих из-за ручного ввода данных.
5. Сокращение времени на подготовку документов за счет использования Искусственного Интеллекта (AI).
6. Гарантированная защита корпоративных данных в вашем тенанте Microsoft 365.

ЭТО СТАЛО ВОЗМОЖНЫМ БЛАГОДАРЯ ФУНКЦИЯМ SAFEDOX:

• Визуальный конструктор процессов (No-Code Workflow Designer).
• Бесшовная интеграция с повседневными инструментами.
• Интеллектуальное распознавание и обработка документов.
• Автогенерация документов по шаблонам на базе AI.
• Мощная аналитика и мониторинг процессов.
• Поддержка электронной цифровой подписи (ЭЦП).
• Бесшовная интеграция с Microsoft 365.

SAFEDOX УЖЕ РАБОТАЕТ В ОТДЕЛАХ:

• HR
• ІТ
• Финансы
• Административный отдел / Канцелярия (делопроизводство)
• Юридический отдел

ОТЛИЧИЯ ОТ АНАЛОГОВ:

• Простота внедрения и использования – SafeDox не требует программирования или больших инвестиций для старта автоматизации. Встроенный визуальный процессный конструктор позволяет быстро настроить нужные бизнес-логику и маршруты, составляя процессы как в конструкторе, без специализированных знаний.
• Глубокая интеграция с экосистемой Microsoft (концепция Invisible) – около 80% операций в SafeDox можно выполнять через привычные инструменты: Outlook, Teams, корпоративные чат-боты.
• Расширяемость – вы можете развивать SafeDox самостоятельно, используя готовые коннекторы для Power Automate или Azure Logic Apps.
• Встроенные AI-возможности (концепция Intelligent) – это автоматическая обработка и классификация сканированных документов, автозаполнение карточек и запуск процессов без участия человека, а также генерация новых документов по шаблонам.
• Максимальный уровень безопасности и надежности – SafeDox работает в среде Microsoft 365 и Azure и использует самые современные встроенные средства защиты Microsoft (контроль доступа, шифрование и т.д.). Это означает, что внешнее несанкционированное проникновение или утечка данных изнутри системы фактически невозможны.
• SafeDox прошел официальную проверку Microsoft и представлен в Azure Marketplace и Microsoft AppSource – это подтверждение надежности и доверия со стороны провайдера платформы.
• Гибкость и адаптивность – SafeDox можно развернуть локально или в облаке, подстроить под специфические процессы Клиента и интегрировать с дополнительными сервисами при необходимости.

ИНТЕГРАЦИЯ С СЕРВИСАМИ:

1. Microsoft 365 и SharePoint
2. Outlook (электронная почта)
3. Microsoft Teams
4. Microsoft Power Automate (Flow)
5. Сканеры и системы ввода документов
6. Сервисы электронной подписи Дія.Підпис, SmartID (ПриватБанк), CloudKey (ЦСК «Украина»), «Вчасно»
7. Microsoft Azure

КЕЙСЫ УСПЕШНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ SAFEDOX:

Проблема:

Обработка внутренних заявок на закупки проходила вручную через электронные письма и бумажные документы. Это приводило к ошибкам из-за «человеческого фактора» и задержек в согласовании. Отдел бухгалтерии нуждался в удобном инструменте для автоматизированного управления этим процессом.

Решение:

SafeDox автоматизировал подачу и согласование заявок на закупку в несколько кликов, заменив бумажный документооборот цифровыми карточками. Интеграция с Microsoft Power Automate обеспечила обмен данными между заявками без потери функциональности. «Человеческий фактор» при внесении данных сведен на нет. Система заработала сразу после внедрения, поскольку Сотрудники быстро научились ею пользоваться. Бухгалтерия получила удобный инструмент для быстрого согласования, а Руководство – полный контроль над закупками.

Проблема:

Документация Заказчика хранилась в сore-системе с доступом и возможностью редактирования для многих Пользователей. Это приводило к путанице с версиями документов. Часто в процессе согласования договоров пропускались Отделы и/или Специалисты. Не было четких правил доступа и маршрутизации документов.

Решение:

SafeDox стал для Заказчика единым контролируемым пространством для работы с документацией. Доступ к редактированию был дифференцирован согласно с должностными обязанностями Пользователей, которых около 400. Для каждого типа документации настроены отдельные маршруты согласования, учитывающие специфику процесса. Это обеспечило актуальность документов и исключило возможность редактирования неуполномоченными Лицами. Согласование договоров ускорилось на ~40%. Система позволяет отслеживать, на каком этапе остановился процесс и по какой причине. Главный Офис получил полный контроль за договорной деятельностью Филиалов.

Проблема:

Заказчик нуждался в единой цифровой среде для согласования внутренних документов и контроля расходов. Ранее эти процессы были рассеяны между разными каналами, что затрудняло контроль и задерживало исполнение. Необходимо было обеспечить прозрачность, скорость и юридическую силу всех действий.

Решение:

SafeDox автоматизировал процесс подачи заявок на закупку товаров и услуг. Это позволило Заказчику эффективно контролировать использование средств из собственного бюджета. Вся договорная деятельность реализована в единой системе с четкими маршрутами согласования и фиксацией Ответственных Лиц. Это обеспечивает юридическую силу и прозрачность решений. Система также позволяет подписывать договоры с Внешними Контрагентами с помощью ЭЦП.