ВІО (Бельгія) – це Інвестиційна Компанія, яка підтримує приватний бізнес країн, що розвиваються, в Африці, Азії та Латинській Америці. На момент створення (2001) початковий капітал Акціонерної Компанії становив 5 млн євро – він належить державі. Додатковий інвестиційний капітал було залучено від Федеральної державної служби розвитку. Станом на кінець 2022 року, разом із нерозподіленим прибутком, під управлінням ВІО – вже  1,1 млрд євро активів 

BIO інвестує в Підприємців, фонди малого та середнього бізнесу, мікрофінансування та інші фінустанови, а також у проекти відновлюваної енергетики й  різноманітні інфраструктурні проекти. Це дає можливість Інвесторам розвивати стале підприємництво, створювати робочі місця та забезпечувати економічне процвітання у своїй громаді.

Основна задача Компанії – надати доступ бізнесам до можливостей зростання і сталого розвитку. Основна мета – досягнення гідних умов життя для кожного на планеті. 

Співпраця Lizard Soft з BIO розпочалася в 2022 з впровадження єдиної, кіберстійкої цифрової екосистеми для співпраці та комунікації – Внутрішнього корпоративного порталу LS Intranet. 

Задача

Через півроку після впровадження Внутрішнього корпоративного порталу LS Intranet до нас звернувся Адміністратор порталу з боку Клієнта з проханням допомогти автоматизувати процес обробки запитів на закупівлі. Виявилося, що тамтешній Відділ Бухгалтерії потребував зручного інструменту для автоматичного керування внутрішніми workflow. На момент цієї розмови узгодження заявок відбувалося вручну. І це мало свої наслідки: забагато часу на фіналізацію й виникнення помилок у процесі погодження.  

Рішення

Згодом з’ясувалося, що Клієнт потребував не просто механізм автоматизації обробки запитів на закупівлі –  вкрай важливою була необхідність автоматичного відображення даних з різних карток стосовно цих запитів.. Ми вже мали в роботі власну розробку – Систему електронного документообігу LS Docs, на яку розраховували покласти ці задачі. Проте після глибшого аналізу вимог наша Команда зупинилася на Адаптивному кейс-менеджменті SafeDox – нашому новому на той часі продукті, який міг закрити більшість потреб Клієнта. Решту – робили кастомно. 

Як це працює

SafeDox АСМ автоматизував процес подачі та затвердження закупівель у кілька кліків – саме те, чого так бракувало тоді Клієнтові.  На етапі створення заявки Користувач заповнює деталі закупівель у картці Purchases. Далі картка потрапляє до Менеджера, який затверджує її чи відхиляє. В разі затвердження, заявка надходить у Бухгалтерію. І от там уже створюється пов’язана картка, Invoices, яка й потребує остаточного затвердження.  

Складність полягала в тому, що Замовник наполягав на відображенні зв’язків між картками з різних списків (наприклад, показ даних з однієї картки в іншій та навпаки). І щоби забезпечити гнучку інтеграцію без втрати функціональності, ми запропонували застосувати Microsoft 365 Power Automate.

Результат

На опанування SafeDox ACM у Співробітників Замовника пішло доволі мало часу. Продукт потрапив у роботу практично одразу. Станом на зараз у системі щодня створюються десятки заявок на десятки тисяч євро. Деякі процеси регулюються напряму ТОП-Менеджером. Відділ Бухгалтерії отримав зручний інструмент для швидкого й безпомилкового погодження закупівель, а Керівництво – максимальну прозорість процесів.

Коротше кажучи, впровадження Адаптивного кейс-менеджменту SafeDox значно спростило бізнес-процеси Клієнта. Автоматизація погодження заявок для закупівель практично усунула «людський фактор» в процесі формування заявок і суттєво пришвидшила виконання задачі. Контроль над закупівлями – максимальний, а термін узгодження заявок при цьому скоротився в рази. Замовник задоволений і продуктом, і гнучкістю нашої Команди: адже ми завжди поруч як у впровадженні, так і в підтримці SafeDox АСМ.