BIO (Бельгия) – это Инвестиционная Компания, которая поддерживает частный бизнес развивающихся стран в Африке, Азии и Латинской Америке. На момент создания (2001) начальный капитал Акционерной Компании составлял 5 млн евро – он принадлежит государству. Дополнительный инвестиционный капитал был привлечен от Федеральной государственной службы развития. По состоянию на конец 2022 года, вместе с нераспределённой прибылью, под управлением BIO – уже 1,1 млрд евро активов.

BIO инвестирует в Предпринимателей, фонды малого и среднего бизнеса, микрофинансирование и другие финансовые учреждения, а также в проекты возобновляемой энергетики и различные инфраструктурные проекты. Это позволяет Инвесторам развивать устойчивое предпринимательство, создавать рабочие места и обеспечивать экономическое процветание в своих сообществах.

Основная задача Компании – предоставить бизнесам возможность роста и устойчивого развития. Основная цель – достижение достойных условий жизни для каждого на планете.

Сотрудничество Lizard Soft с BIO началось в 2022 году с внедрения единой, киберустойчивой цифровой экосистемы для сотрудничества и коммуникации – Внутреннего корпоративного портала LS Intranet.

Задача

Через полгода после внедрения Внутреннего корпоративного портала LS Intranet к нам обратился Администратор портала со стороны Клиента с просьбой помочь автоматизировать процесс обработки запросов на закупки. Выяснилось, что их Отдел Бухгалтерии нуждался в удобном инструменте для автоматического управления внутренними workflow. На момент этого разговора согласование заявок происходило вручную. И это имело свои последствия: слишком много времени на финализацию и возникновение ошибок в процессе согласования.

Решение

Впоследствии выяснилось, что Клиенту нужен был не просто механизм автоматизации запросов на закупки – крайне важной была потребность согласования этих запросов между разными отделами. Мы уже имели в работе собственную разработку – Систему электронного документооборота LS Docs, которую рассчитывали использовать для этих задач. Однако после глубокого анализа требований наша Команда остановилась на Адаптивном кейс-менеджменте SafeDox – нашем новом на тот момент продукте, который мог закрыть большинство потребностей Клиента. Остальное было реализовано кастомно.

Как это работает

SafeDox АСМ автоматизировал процесс подачи и утверждения закупок в несколько кликов – это именно то, чего так не хватало тогда Клиенту. На этапе создания заявки Пользователь заполняет детали закупок в карточке Purchases. Далее карточка попадает к Менеджеру, который утверждает её или отклоняет. В случае утверждения заявка поступает в Бухгалтерию. И вот там уже создается связанная карточка, Invoices, которая и требует окончательного утверждения.

Сложность заключалась в том, что Заказчик настаивал на отображении связей между карточками из разных списков (например, показ данных из одной карточки в другой и наоборот). И чтобы обеспечить гибкую интеграцию без потери функциональности, мы предложили применить Microsoft 365 Power Automate.

Результат

На освоение SafeDox ACM у Сотрудников Заказчика ушло довольно мало времени. Продукт попал в работу практически сразу. На данный момент в системе ежедневно создаются десятки заявок на десятки тысяч евро. Некоторые процессы регулируются напрямую ТОП-Менеджером. Отдел Бухгалтерии получил удобный инструмент для быстрого и безошибочного согласования закупок, а Руководство – максимальную прозрачность процессов.

Короче говоря, внедрение Адаптивного кейс-менеджмента SafeDox значительно упростило бизнес-процессы Клиента. Автоматизация закупок практически устранила «человеческий фактор» во время формирования заявок и существенно ускорила выполнение задачи. Контроль над закупками – максимальный, а срок согласования заявок при этом сократился в разы. Заказчик доволен и Продуктом, и гибкостью нашей Команды: ведь мы всегда рядом как при внедрении, так и при поддержке SafeDox АСМ.