Неефективна систематизація документів в архівах – проблема, з якою доволі часто стикаються бізнеси.  Основна причина, гадаємо, в тому, що дотепер систематизація документів вимагала істотних трудовитрат: кожен отриманий договір треба було відсканувати, створити його електронну картку, вручну заповнити всі атрибути цього договору, тощо. Це вимагало часу і навіть подеколи цілого відділу з оцифрування документів. 

Відтак пошук потрібних документів щодалі ускладнювався, а час, який витрачає Співробітник на віднайдення необхідних даних, щодалі подовжується. Втім, тепер обидві ці проблеми вирішити нескладно: завдяки інтелектуальній обробці документів в Адаптивному кейс-менеджменті SafeDox компанії можуть швидко впорядкувати свою документацію.

Після впровадження в систему Штучного Інтелекту (ШІ / АІ) SafeDox застосовує  інтелектуальні алгоритми для розпізнавання типу документа, виділення необхідних параметрів (метаданих) і зберігання документів разом з цією інформацією в корпоративному сховищі. Додатковою перевагою є можливість зберігати метадані документів безпосередньо в Azure AI Search – гібридному багатохмарному середовищі. А це дозволяє забезпечити швидкий і точний пошук по метаданних і тексту документів та навіть по зображеннях або відео (як-от вебінари або креслення).

Процес інтелектуальної обробки відбувається так: щойно документ завантажено в систему SafeDox, його текст розпізнається, а ключові параметри класифікуються та зберігаються разом з документом. Ці дані можуть бути використані для повнотекстового пошуку (пошуку по тексту документа) через Azure AI Search, що значно спрощує процес знаходження потрібної інформації.

Коротше кажучи, система SafeDox тепер значно спрощує управління документацією і значно пришвидшує доступ до саме тих документів у архіві, яка потрібні. А це означає, що продуктивність кожного Співробітника, за рахунок вивільненого часу, може значно зрости.