Неэффективная систематизация документов в архивах – проблема, с которой частенько сталкиваются бизнесы. Основная причина, полагаем, в том, что систематизация документов до сих пор требовала существенных трудозатрат: каждый полученный договор нужно было отсканировать, создать его электронную карточку, вручную заполнить все атрибуты этого договора и т. д. Это требовало времени, а иногда даже целого отдела по оцифровке документов.

Следовательно, поиск нужных документов продолжал усложняться, а время, которое тратит Сотрудник на нахождение нужных данных, продолжает увеличиваться. Впрочем, сейчас эти проблемы решить несложно: благодаря интеллектуальной обработке документов в Адаптивном кейс-менеджменте SafeDox компании могут быстро упорядочить свою документацию.

После внедрения в систему Искусственного Интеллекта (ИИ / AI) SafeDox применяет интеллектуальные алгоритмы для распознавания типа документа, выделения необходимых параметров (метаданных) и хранения документов вместе с этой информацией в корпоративном хранилище. Дополнительным преимуществом является возможность хранения метаданных документов в Azure AI Search – гибридной многооблачной среде. А это позволяет обеспечить быстрый и точный поиск по метаданным и текстовым документам и даже по изображениям или видео (например, вебинары или чертежи).

Процесс интеллектуальной обработки происходит следующим образом: когда документ загружается в систему SafeDox, его текст распознается, а ключевые параметры классифицируются и сохраняются вместе с документом. Эти данные могут использоваться для полнотекстового поиска (поиска по тексту документа) через Azure AI Search, что существенно упрощает процесс нахождения искомой информации.

Короче говоря, система SafeDox значительно упростила управление документацией и значительно ускорила доступ к именно тем документам в архиве, которые необходимы. Это значит, что производительность каждого Сотрудника, за счет высвобожденного времени, может значительно возрасти.