Паперові рахунки з аналоговими підписами посадових осіб залишилися в доковідних і довоєнних часах. Імовірно, назавжди. Зараз, коли більшість із нас працює дистанційно, ці операції мають бути переведені в електронний вигляд. При цьому віза підписанта має бути так само юридично значущою, а процес погодження – зрозумілий і легко налаштовуваний. Саме це і забезпечує адаптивний кейс-менеджмент SafeDox.

Спочатку в SafeDox налаштовується процес погодження документів відповідно до стандартів, прийнятих у вашій організації. Найпростіший – однокроковий: бухгалтер – підписант. Після налаштування цього маршруту бухгалтер заходить у SafeDox, створює картку (рахунок), де, як і в паперовому аналогові, зазначає контрагента, суму, підставу. Далі прив’язує рахунок до відповідного контракту, завантажує наперед сформовану копію цього рахунку (наприклад, у PDF) і відправляє за маршрутом.

Тепер документ отримує відповідальні особа – наприклад, керівник організації. Особа проглядає рахунок, пов’язаний контракт, акти виконаних робіт (наприклад) і погоджує його. Якщо необхідно, особа цей рахунок підписує своїм КЕП. Далі бухгалтер автоматично отримує задачу на проведення цього платежу в клієнт-банку.

Таким чином на виході буде не лише відомо, хто завізував відповідний рахунок на сплату, а й отримано юридично значущу візу. І це можна буде пред’явити уповноваженим органам, якщо таке буде необхідно.

Коротше кажучи, бережіть себе і своїх бухгалтерів – працюйте з безпечних місць та міст. Ваша первинна документація та візи ніколи не запізняться й не загубляться у SafeDox!

Інтерфейс SafeDox: картка рахунку