Бумажные счета с аналоговыми подписями должностных лиц остались в доковидных и довоенных временах. Вероятно, навсегда. Сейчас, когда большинство из нас работает дистанционно, эти операции должны быть переведены в электронный вид. При этом виза подписанта должна быть такой же юридически значимой, а процесс согласования – понятным и легко настраиваемым. Именно это обеспечивает адаптивный кейс-менеджмент SafeDox.

Сначала в SafeDox настраивается процесс согласования документов в соответствии со стандартами, принятыми в вашей организации. Самый простой – одношаговый: бухгалтер – подписант. После настройки этого маршрута бухгалтер заходит в SafeDox, создает карточку (счет), где, как и в бумажном аналоге, указывает контрагента, сумму, основание. Далее привязывает счет к соответствующему контракту, загружает заранее сформированную копию этого счета (например, в PDF) и отправляет по маршруту.

Теперь документ получает ответственное лицо – например, руководитель организации. Он просматривает счет, связанный контракт, акты выполненных работ (например) и согласовывает документ. Если нужно, руководитель этот счет подписывает своей КЭП. Далее бухгалтер автоматически получает задачу на проведение этого платежа в клиент-банке.

Таким образом, на выходе будет не только известно, кто завизировал соответствующий счет на оплату, но и получена юридически значимая виза. И это можно будет предъявить уполномоченным органам, если такое будет необходимо.

Короче говоря, берегите себя и своих бухгалтеров – работайте из безопасных мест и городов. Ваша первичная документация и визы никогда не опоздают и не потеряются в SafeDox!

Интерфейс SafeDox: карточка счета