Погодження первинної документації у SafeDox так само зрозуміле і логічне, що й на папері: є проект, є його бізнес-замовники всередині компанії. Є підрядна організація, що надіслала акт виконаних робіт. І є рахунок, який бухгалтерові треба погодити, а потім провести. І найголовніше – є адаптивний кейс-менеджмент SafeDox, в якому ці процеси виконуються швидко, а результат має таку ж юридичну значущість, що і завірена паперова документація.   

Отримавши акт виконаних робіт наземною або електронною поштою, секретар вашої організації створює картку цього документу в SafeDox. Далі заповнює необхідні атрибути, прив’язує цей акт до відповідного контракту. Тепер, згідно із завчасно виконаними налаштуваннями, SafeDox визначає коло осіб, із якими цей документ необхідно погодити. Приміром, документ має бути підписаний керівником організації.

Після того, як секретар завантажив у систему вже підписаний підрядниками акт виконаних робіт, документ автоматично відправляється по маршруту: всі особи, відповідальні за прийомку робіт, його погоджують. Далі автоматично створюється задача на візування керівником, який може підписати документ, приміром, КЕП. Або ж просто поставити свою візу, щоби потім підписати за допомогою факсиміле – обидва варіанти можливі. Потім бухгалтер отримує повідомлення про те, що такий первинний документ уже підписаний, і займається подальшим проведенням цього платежу.

За таким же зразком можуть погоджуватися будь-які первинні  документи: товарні, видаткові, товарно-транспортні накладні, прибуткові та видаткові касові ордери, та ін.

Коротше кажучи, працюючи у SafeDox, бухгалтер завжди вчасно отримуватиме інформацію про надходження таких документів та про їх погодження, а також завжди матиме доступ до фізичної копії цього документу (приміром у PDF) із підписом – електронним чи фізичним.

Інтерфейс SafeDox: картка Акту виконаних робіт