Мабуть, найбільш затребуваний функціонал в документообігу – фіксація всіх подій, що трапляються з документом під час процесу погодження: історія.

Історія потрібна для того, щоб в будь-який час мати можливість переглянути хронологію всіх подій, які траплялися з кейсом (документом).

Наприклад, менеджер з продажів запустив процес погодження договору з контрагентом. Цей факт був одразу зафіксований в історії: там зазначено дату і час старту процесу; ім’я користувача, що його запустив; а також коментарі цього користувача (якщо такі мали місце). Далі була автоматично створена задача на погодження, призначена керівникові відділу з продажів. І це також зафіксувалось у вкладці «Історія». Якщо керівник повернув договір на доопрацювання, про це також буде запис. Як і про будь-які інші дії із цим документом.

Історія стає в пригоді, якщо ми захочемо, приміром, переглянути коментарі, з якими погоджували або повертали цей договір на доопрацювання. Або якщо ми захочемо проаналізувати ефективність бізнес-процесу і з’ясувати, скільки часу і на якому саме етапі провів наш договір. Після цього ми, приміром, зможемо внести зміни у внутрішні регламенти і пришвидшити процес погодження договорів.

Коротше кажучи, інформація із вкладки «Історія» допомагає нам виявити слабкі місця в бізнес-процесах та якісно їх усунути.

Інтерфейс SafeDox: історія погодження картки
(Тицьніть на фото, аби побачити інтерфейс повністю)