Статьи

Деятельность любой компании не обходится без ведения документооборота на предприятии. Распоряжения, приказы, договора, заявки, инструкции – вот лишь небольшая часть всего потока бумажных документов в компании. При этом  процедуры и регламенты документооборота на предприятии нередко бывают настолько  сложны и разнообразны, что зачастую работа с бумажными документами занимает львиную долю рабочего времени сотрудников. Нередко из-за неупорядоченности и неорганизованности системы документооборота служащим приходится оставаться после работы и использовать для работы над документами свое свободное время, что в конечном счете негативно влияет на общую результативность компании.

Типичный документооборот в организации

Рассмотрим более детально общепринятую систему документооборота в организации. Типичный жизненный цикл документа состоит из трех этапов документооборота на предприятии: создание, согласование и утверждение документа.

Шаблоны в системе документооборота на предприятии

Процесс создания нового документа может занимать достаточно длительное время. Поэтому в каждой компании всю документацию стараются привести к стандартным шаблонам. Сотруднику при создании документа нужно вводить минимальное количество данных, например, реквизиты клиента в случае заполнения типичного договора, описание задач и бюджета проекта в случае коммерческого предложения или свои данные в случае оформления внутренней заявки. «С нуля» документы создаются только в нестандартных случаях. Такой подход позволяет минимизировать количество ошибок и опечаток, неизбежно возникающих в работе с документами.

Согласование документов в системе документооборота на предприятии

Процесс согласования документа в принятой на предприятии системе документооборота различается как по сложности, так и по времени. Его длительность зависит от количества участников, которые должны подтвердить или внести корректировки в документ. Простое согласование документа двумя-тремя сотрудниками занимает один-два дня, но если в обсуждении, редактировании и одобрении документа задействовано от трех до двенадцати участников, то согласование документа  может занять до недели времени.

Самым коротким по времени в документообороте на предприятии является процесс утверждения документа, ведь он по сути состоит из накладывания подписи руководителем отдела или директором и печати компании.

Неэффективной типичной схемы документооборта в организации

Использование общепринятой схемы документооборота на предприятии чревато определенными рисками, которые приводят к снижению производительности компании и уменьшению ее прибыльности.  Например, согласование множеством участников приводит к размножению одного и того же бумажного документа, и часто не всегда понятно, где последний вариант. Слишком долгое согласование документа внутри компании может негативно отобразиться на ее репутации и стать причиной отказа партнеров и клиентов от дальнейшего сотрудничества. Эти и множество других рисков, присущих обычной схеме документооборота в организации,  делает его низкоэффективным и нерезультативным для успешного ведения бизнеса.

Внедрение электронного документооборота на предприятии

Поэтому в современном мире стандартную систему документооборота многие компании предпочитают оптимизировать и автоматизировать. Решения от мировые производителей в сфере ИТ позволяют успешно справиться с этой задачей.  Компании Microsoft и IBM предлагают использовать для оптимизации и автоматизации системы документооборота портальные решения SharePoint и WebSphere Portal.

С помощью данных технологий возможно создать систему электронного документооборота и полностью уйти от бумажной работы. В частности, стандартный жизненный цикл документа может выглядеть следующим образом.

Пример электронного документооборота в организации

На основе портального решения создается система электронного документооборота на предприятии, в которой реализуются стандартные шаблоны документов. При необходимости сотрудник выбирает один из этих шаблонов и заполняет пустые поля, такие как реквизиты клиента, описание задач проекта, специфические условия соглашения, стоимость услуг или товаров и т.д. Если в создании документа необходимо сотрудничество нескольких служащих, то технологии Microsoft SharePoint и IBM WebSphere Portal позволяют одновременно работать над документом группе сотрудников.

Согласование в системе электронного документооборота

После создания документа в системе электронного документооборота сотрудник отправляет документ на согласование одним щелчком мышки. Процесс согласования может быть строго регламентированным, то есть документ не перейдет к следующему участнику процесса электронного документооборота в организации, пока предыдущий не проставит свою рецензию и подтверждение. Также процесс согласования в электронном документообороте на предприятии может содержать часть ручного процесса, то есть на определенном этапе участник может выбрать из списка сотрудника, который также должен подтвердить документ. Такая возможность полезна в случае отсутствия одного из важных участников электронного документооборота в организации. Согласуемый документ в этой ситуации может быть сразу отправлен следующему сотруднику или напрямую руководителю.

Все участники электронного документооборота в организации, задействованные в процессе согласования документа, получают напоминания в виде письма с прямой ссылкой на документ, что помогает оперативно выполнить необходимые действия по согласованию.

Гибкость системы электронного документооборота на предприятии

Система электронного документооборота позволяет настраивать гибкие схемы согласования документа, начиная со стандартного одобрения  и заканчивая возвращением документа на предыдущий уровень для доработки. Также сохраняется версионность документа, что позволяет посмотреть первоначальный версию документа или вариант на одном из этапов согласования.

После согласования всеми участниками электронного документооборота в организации на последнем этапе происходит утверждение документа. Лицо, принимающие решение (в основном это директор), утверждает документ нажатием кнопки, после чего его не может изменить ни один из участников процесса, кроме самого ЛПР. При необходимости на электронный документ можно наложить электронно-цифровую подпись и распечатать для клиента.  После прохождения жизненного цикла документ отправляется в электронный архив файлохранилища.

Результативность электронной системы документооборота

Таким образом, переход от бумажной работы с документами к системе электронного документооборота помогает оптимизировать, автоматизировать и упростить процесс создания, согласования и утверждения разного рода документов и значительно сэкономить время на работу с документами в организации.