Євген Мельниченко, Менеджер з продажів Lizard Soft
Василь Григор’єв, Генеральний директор Lizard Soft

З 1 червня, у зв’язку із санкціями РНБО, російський хмарний сервіс Bitrix24 перестане працювати на території України. Всі дані юзерів буде видалено.

Коробкові версії Bitrix функціонувати продовжать, але із суттєвими обмеженнями. Ідеться, зокрема, про відсутність доступу до API (Application Programming Interface, завдяки якому можна зв’язувати різноманітні додатки) чи веб-хуків (webhook – механізм, за допомогою якого відбувається сповіщення про події, які трапились у системі: нове повідомлення, новий користувач, зміна налаштувань, тощо). Це означає, що коробкова версія не зможе бути інтегрована з іншими корпоративними додатками.

Наразі усі клієнти Bitrix знаходяться на стадії вибору: чи «переїжджати» на інші системи, чи мігрувати в європейську зону Bitrix і продовжувати працювати там. Останній варіант – не рішення проблеми, адже вже незабаром міграція на домен ЄС буде недоступною. Також можуть перестати працювати інтеграції з поштовими службами й телефонією.

Як експерти в галузі розбудови сучасного робочого місця, ми порівняли функціонал Bitrix із основними конкурентними продуктами і зупинилися на найбільш оптимальних варіантах, на нашу думку. Якщо коротко, то компанія Lizard Soft рекомендує мігрувати дані в Microsoft 365. І ось чому…

…Bitrix24 – це продукт, який дозволяв організувати роботу компанії, автоматизувати її процеси та навести лад загалом. Система ділилася на дві версії: хмарну та коробкову.

Користуючись хмарною версією, клієнт не мав потреби платити за сервер – всі дані зберігалися на серверах вендора. Водночас клієнт не мав можливості доопрацьовувати систему за допомогою коду. Основні зміни були можливі лише завдяки стандартним налаштуванням (як-от налаштування полів, довідників, автоматизація яких була передбачена стандартним функціоналом) або за допомогою локальних застосунків, які треба було розробляти окремо.

Коробкова версія зберігалася на серверах клієнта, як і всі дані та бібліотеки. Відтак Користувач міг підлаштовувати візуальну частину системи чи її функціонал під себе, а не міняти процеси компанії під Bitrix.

Основний функціонал внутрішнього порталу Bitrix24 включав у себе стрічку новин, інструменти керування завданнями й проектами, диск для збереження файлів користувачів, CRM, систему налаштування маршрутів погоджень задач і запитів, месенджер.

Донесення новин і повідомлень до співробітників компанії

Жива стрічка у Bitrix24 – це стрічка новин компанії на внутрішньому сайті Bitrix24. Текст стрічки за замовчуванням бачили всі користувачі. Для звернення до певних департаментів чи окремих користувачів застосовувались теги – в такому разі повідомлення бачили лише їх «адресати». Про те, що повідомлення прочитане, Користувач інформував за допомогою кнопки підтвердження. Були доступними функції коментування, реагування, вставки відео з відеохостингів чи завантаження відеофайлів.

Виконувати ці дуже стандартні задачі (а також робити значно більше) можуть кілька інших інструментів.

 

 

Microsoft 365 Teams: багатофункціональний цифровий простір, в якому легко організувати один або низку каналів внутрішніх комунікацій із сегментацією аудиторії: чи то для поширення інформації на всіх без винятку працівників, чи на конкретний департамент/проектну групу, певну групу людей (як-от канал комунікації суто для чоловіків – добре «працює», зокрема, для планування подарунків жінкам на День весни і краси), тощо. Teams дозволяє користувачам коментувати в режимі реального часу (текстом, відео, зображеннями, тощо) та залишати реакції-емодзі на пости в каналах (це також можна і відключити або обмежити) чи коментарі під постами. В Teams можливо завантажити і унікальні, крафтові зображення/наліпки, розроблені для конкретної компанії. Відображення статусу повідомлення (прочитане/непрочитане) здійснюється автоматично. Також можна проглянути поіменно осіб, що ознайомились/не ознайомились із повідомленням. Звісно, це дуже обмежений опис можливостей Teams.

Внутрішній корпоративний сайт на SharePoint Online – це можливість створити красиву обгортку для корпоративних новин, а також подавати їх більш офіційно, ніж неформальна Жива стрічка. В SharePoint Online можна обирати між різних тем для сайту, привести цей інструмент у відповідність з корпоративним брендбуком. Можна додавати сторінки із контентом, створювати меню. На кожній сторінці можна розташувати наперед налаштовані віджети – як-от календар подій або ті ж новини. І, звісно, можна створювати підсайти і розподіляти права таким чином, щоб кожен підрозділ або функціональний департамент мав власний простір для спільної роботи без зайвих очей.

Внутрішній корпоративний портал LS Intranet by Lizard Soft із корпоративним ШІ-ботом UniBot – найбільш вдале рішення для середніх та великих компаній.

LS Intranet – це цифрове робоче місце та корпоративне медіа водночас. В цьому онлайн-просторі можна повноцінно співпрацювати з різними командами, департаментами, групами як всередині, так і зовні компанії. При цьому шеринг інформацією буде суворо контролюватись політиками Порталу, аби попередити витік чутливих даних. Тут же, не виходячи з LS Intranet, Користувач може читати ключові повідомлення про компанію, головні новини поза компанією, пропонувати свої ідеї та брати участь в обговоренні ідей своїх колег і багато іншого.

Доставкою новин до всіх без винятку співробітників або окремо виділених груп аудиторії займається «розумний» UniBot – корпоративний чат-бот на базі OpenAI. Цей віртуальний помічник виконує й значно інтелектуальніші задачі: зокрема, оперує корпоративною базою знань компанії, консультує щодо застосування сервісів Microsoft 365, підбирає оптимальний пакет ліцензій, підбиває підсумки розмов у чатах, відстежує настрій і продуктивність працівника, виконує аналітику big data, створює тексти і зображення до них, і багато іншого.

Виконання задач та відстеження прогресу

Завдання та проекти у Bitrix24. Цей функціонал дозволяв керувати й відслідковувати завдання в компанії та планувати роботу підлеглих і строки виконання. Ці інструменти були одними з найбільш використовуваних і глибоко пов'язаних з іншим функціоналом – CRM.

У Мicrosoft 365 такі задачі покладено на Microsoft To Do – персональний таск-менеджер, в який автоматично потрапляють задачі з інших систем (як-от Planner, Dynamics 365 Sales, тощо).

Інтелектуальний алгоритм у To Do оптимізує щоденні або щотижневі списки справ. Спільний доступ дозволяє бути в курсі спільних із колегами проектів. Є можливість розбити масштабні задачі на етапи виконання, встановити терміни реалізації кожного етапу й додати нагадування до щоденного контрольного списку.

Microsoft Planner – це засіб для керування agile-проектами, який дозволяє створювати і візуалізувати задачі у вигляді канбан-дошки. Плани на ній виглядають як низка багатофункціональних завдань, де зазначено терміни виконання кожного етапу, залучених колег та ресурси. Мітки й файли з колірним кодуванням полегшують навігацію. Показники у звітах відображаються у вигляді гістограм та діаграм, які автоматично формує Planner.

Зберігання даних

Диск у Bitrix24. Тут зберігалися усі файли користувачів, які могли розподіляти права доступу до цих файлів. Також функціонал диску був тісно пов'язаний із блоком Завдання та проекти.

Ці потреби дуже ефективно закриває Microsoft OneDrive – хмарне сховище інформації ємністю від 1 TB, доступне як у вигляді персонального диску, так і у вигляді спільного робочого простору для команд.

З надсучасного: OneDrive забезпечений засобами відновлення даних після атаки програмою-шантажистом; ви можете відсканувати власним телефоном документи, квитанції, візитівки з максимальною точністю відображення, а отримані файли буде збережено на диску.

CRM

Одним з основних запитів клієнтів Bitrix був CRM. Це був великий і потужний функціонал, який покривав майже 90% запитів клієнта. Приміром, для інтернет-магазинів це зазвичай воронка продажів, інтеграція з телефонією, поштовими службами, месенджерами. Для галузі В2В – декілька воронок продажів, воронка і для HR, інтеграція із «Вчасно», знову-таки з месенджерами і телефонією, узгодження документації чи інших процесів. Сфера нерухомості могла організувати статичний колл-трекінг, відслідковування кількості показів приміщень та формування звітності, і т. ін.

Всі ці можливості легко закриває уже добре відомий продукт Dynamics 365 Sales. Він достатньо простий і зручний для невеликих компаній і водночас може бути адаптований для потреб масштабних бізнесів. Адже побудований на no-code-платформі Power Platform, що дозволяє суттєво кастомізувати рішення під вимоги найкрупніших і найвибагливіших клієнтів.

Звичайно, Dynamics 365 тісно інтегрований з іншими продуктами Microsoft. Наприклад, можна створювати ліди, контакти й інші записи безпосередньо з інтерфейсу Outlook. А власні задачі переглядати через персональний задачник To Do. Збільшувати продажі за рахунок омніканального сервісу та працювати безпосередньо з LinkedIn.

Платформа Power Platform, на якій побудовано Dynamics 365, містить більше 300 готових коннекторів до найпопулярнішіх сервісів у світі. А значить, інтеграція з ними доступна буквально з коробки і не вимагає залучення розробників.

Ну, а сервіс Power BI дозволяє створити найфункціональніші в світі інтерактивні дешборди для всіх потреб: від відстеження KPI до прогнозування продажів.

Найголовніше – Dynamics 365 постійно розвивається. Наразі менеджери з продажів уже можуть заробляти більше завдяки ШІ, який допомагає писати листи, відстежує повноцінність ведення CRM, ділиться інсайтами та вміє ще багато іншого.

Автоматизація бізнес-процесів компанії

Блок Бізнес-процеси був одним із найбільш затребуваних серед українських користувачів Bitrix. У ньому можна було автоматизувати документообіг, створивши окремо відповідні маршрути для кожного типу задач: приміром, погодження відпустки чи узгодження договору, та ін.

В Microsoft 365 ці функції виконує продукт Microsoft Lists. За допомогою цього інструмента можна створити будь-які заявки, події або запити як у готових шаблонах, так і поза ними. А в Power Automate легко створити бізнес-процес, користуючись зручним візуальним конструктором.

Водночас компаніям, яким не вистачає функціоналу Lists і Power Automate, ми пропонуємо Адаптивний кейс-менеджмент SafeDox by Lizard Soft – систему, в якій можна налаштувати маршрути узгодження документів без спеціалізованих технічних знань – просто «будуючи» з конструктора. Окрім погодження заявок, запитів і документів, SafeDox вміє накладати штрих- та QR-коди для впорядкування архівів документів; підписувати документи КЕП із зовнішнім контрагентом, не завантажуючи жодних додатків; приймати рішення по задачах просто з поштової скриньки і багато іншого.

Штучний Інтелект SafeDox вміє, наприклад, приймати голосові команди. Приміром, можна накласти резолюцію чи розписати задачу голосом, відкривши картку задачі і натиснувши іконку «мікрофон». Аби підготувати відповідь на листа, вам достатньо озвучити або написати кілька тез, на основі яких ШІ згенерує повноцінну відповідь у заданій тональності.

Звісно, SafeDox тісно інтегрований з платформою Microsoft 365 та SharePoint/SharePoint Online, що гарантує безпеку вашої інформації та підконтрольність доступу до неї.

Спілкування всередині та зовні компанії

У Bitrix був вбудований месенджер із доволі стандартним функціоналом: групи (відкриті та закриті), відео- та аудіодзвінки. Інтеграція з телефонією була відсутня. Так, завдяки месенджеру, всі комунікації можна було перенести у Bitrix24. Втім, зі слів очевидців знаємо, що вбудований месенджер застосовувався користувачами нечасто – робочі чати здебільшого функціонували в Viber чи Telegram.

В ПЗ Microsoft функцію месенджера блискуче виконує Microsoft Teams, наділений інструментами корпоративного чату, засобами для аудіо-/відеозв’язку, можливістю інтеграції з міською телефонією та багатьма іншими можливостями. Водночас, Teams має значно ширші можливості кастомізації та інтеграцій (приміром, із чат-ботом чи іншими сервісами). Також у ньому можна автоматизувати роботу за допомогою Power Automate чи інших подібних застосунків.

На відміну від Bitrix, що зосереджує процеси в одному місці й обмежує їх спектром «закладеного» функціоналу, Microsoft пропонує інший підхід: пов’язування між собою багатьох різноманітних сервісів для зручної роботи в єдиному цифровому просторі.

Безпека даних

Microsoft 365 - це не просто набір програм для роботи з документами та електронною поштою. Це повноцінна хмарна платформа, яка забезпечує безпеку та конфіденційність даних вашої компанії.

Microsoft витрачає більше 1 млрд дол США на рік на кібер-захист, щоб забезпечити максимальний рівень безпеки для своїх користувачів. Це означає, що ваші дані захищені від будь-яких кібератак та зловмисних дій.

Крім того, Microsoft 365 має вбудовані інструменти для захисту від вірусів та шкідливих програм. Вони автоматично оновлюються та працюють в режимі реального часу, щоб виявляти та блокувати будь-які загрози.

Також важливо зазначити, що Microsoft 365 дотримується найвищих стандартів безпеки та конфіденційності даних. Всі дані зберігаються в хмарі Microsoft Azure, яка має сертифікати відповідності зі стандартами безпеки як-от ISO 27001 та SOC 2.

Зауважимо, що авторитетне видання Gartner називає Microsoft лідером у чотирьох галузях безпеки: керування доступом; управління безпекою інформації та подій (SIEM); платформи захисту кінцевих робочих місць (Endpoint Protection Platforms); уніфіковані інструменти управління кінцевими робочими місцями (Unified Endpoint Management Tools).

Провідний міжнародний дослідник ринку-компанія Forrester визнала безпекові рішення Microsoft найкращими в дев’яти категоріях.

У звіті IDC Vendor Assessment MarketScape за 2022 рік Microsoft названо лідером у сфері уніфікованого програмного забезпечення для керування кінцевими робочими місцями.

Важливо: незалежно від того, на яких системах нинішні користувачі Bitrix зупинили свій вибір, їм уже зараз потрібно вивантажувати свої дані. Інакше є всі шанси втратити всю інформацію.

Компанія Lizard Soft продовжує підтримувати український бізнес у рамках Програми безоплатної допомоги Microsoft та Lizard Soft, започаткованої в 2022 році, після широкомасштабного вторгнення росії в Україну. Завдяки технологічній допомозі від Microsoft на суму в 100 мільйонів доларів США, ми даємо можливість українським підприємствам і організаціям скористатись такими потрібними зараз перевагами хмарних технологій та засобів кібер-безпеки.

Маючи за плечима семирічний досвід міграції Клієнтів у хмару, ми чудово розуміємо: лише отримати доступ до ПЗ замало. Потрібно його правильно налаштувати, інсталювати клієнтські застосунки, навчити користувачів та адміністраторів. Відтак ми надаємо новим Клієнтам також безоплатні професійні послуги з розгортання та впровадження сервісів Microsoft.

Звертайтесь за безоплатною консультацією на relief@lizard-soft.com або одразу заповнюйте заяву на приєднання до Програми технологічної підтримки Microsoft та Lizard Soft тут https://forms.office.com/e/QguHDTphj8.