Василь Григор’єв
Генеральний директор Lizard Soft

Корпорація Microsoft під час масштабної Microsoft 365 Conference, що відбулася у травні 2023 року, оголосила про інтеграцію Штучного Інтелекту Copilot із платформою SharePoint. В Корпорації анонсували, що з ШІ SharePoint стане іще потужнішим, інтуїтивно зрозумілішим та наділеним більшою кількістю виразних можливостей, реалізація яких стане значно простішою для Користувача. «Це дозволить мільйонам власників сайтів, авторів новин, творців сторінок і адміністраторів порталів писати, брендувати, публікувати та ділитися вмістом з легкістю», – зауважують у Microsoft.

Давайте-но швидко пройдемося по нових можливостях Copilot + SharePoint, озвучених представниками Microsoft.

Заявлені вдосконалення можна розділити на кілька груп: нові інтелектуальні можливості SharePoint, вдосконалення у відео-хостингу Microsoft Stream (так званий «корпоративний YouTube»), оновлення у OneDrive, збір та систематизація даних за допомогою Списків Microsoft (Microsoft Lists), адміністрування та безпека даних OneDrive та SharePoint.

Нові інтелектуальні можливості SharePoint: ШІ працює з візуалом, текстом і брендуванням

Тепер, завдяки інтеграції із ШІ, ваш документ або презентацію SharePoint легко перетворює у веб-сторінку з усіма притаманними особливостями: візуальним контентом (зображеннями, відео тощо) та текстом, який теж може бути вдосконалений за допомогою Copilot. При цьому Користувач може обирати актуальний tone-of-voice.

Значно урізноманітнено можливості інструментів веб-дизайну, як-от брендинг і тематика, типографіка та шрифти, сітка та макет, відео та зображення, анімація та рух.

У новому Бренд-центрі (Brand Center) SharePoint можна визначити шрифти, кольори, лого та інші елементи дизайну, що відображають корпоративну ідентичність. Їх можна повторно застосовувати на різних сайтах, де необхідна фірмова символіка, і при цьому SharePoint забезпечить точність у відображенні цих елементів – без найменшого викривлення. Так власникам веб-сайтів не потрібно буде турбуватися окремо про дотримання інструкцій щодо брендингу.

Вдосконалення у відео-хостингу Microsoft Stream: сучасний відеодизайн

У відео-сервіс Stream додано актуальні функції: стенограми (текстова розшифровка озвучки), підписи, сегментація відео розділами, можливість поділитися, придушення фонового шуму, відтворення відео із змінною швидкістю та аналітика.

Зручнішим став інтерфейс: тепер веб-сторінка Microsoft Stream відображає одне та кілька відео на сторінках SharePoint із папками і списками відтворення.

Окрім того, з’явилися шаблони і для сторінок із відео. Їх можна створювати як безпосередньо зі Stream, так і з SharePoint.

Оновлення у OneDrive: швидко, систематизовано, персоналізовано

Щонайперше, змінено інтерфейс: тепер знаходити необхідні файли значно легше й швидше.

У вкладці Домашня сторінка (Home) з’явився сегмент Для тебе (For you), де ШІ розміщає найбільш релевантні для Користувача за змістом і часом матеріали, збережені у OneDrive. Систематизація документів доступна в кілька способів: окремо розміщено всі пошерені файли (незалежно від часу та локації); окремо відсортовано список осіб, між якими шерилися файли, – тепер шукати документи можна і через тих, хто ними ділився; з’явився розділ Зустрічі (Meetings), де розміщено всі документи з зустрічей; є можливість фільтрувати пошук за типом файлу (Word, Excel, PowerPoint, PDF).

Незабаром обіцяють реалізувати можливість забарвлювати папки в різні кольори для іще кращої систематизації даних. Також у вкладці Улюблені (Favorites) з’являться відмічені «зірочкою» матеріали, щоб знайти їх можна було іще швидше. Іще одна фіча, яку обіцяють вже скоро, – простіший і зрозуміліший шеринг файлів із меншою кількістю кліків та виразним підтвердженням, що посилання скопійоване (всі ми стикалися з тим, що по кілька разів клікали на «Скопіювати», не помітивши підтвердження, що посилання вже скопійоване).

Списки Microsoft: збір інформації всередині та зовні компанії

Списки Microsoft (Microsoft Lists) дозволяють командам будь-якого розміру відстежувати прогрес, ділитися ресурсами та впорядковувати інформацію в процесі роботи. Ідеться про збір відгуків, звітування про проблеми, планування подій і багато інших сценаріїв, у яких інформація надходить часто від кількох зацікавлених сторін. Відтепер, стверджують у Корпорації, розумний додаток для відстеження інформації в Microsoft 365 стає швидшим, розумнішим і простішим у використанні.

Щонайперше, підкреслюють у Microsoft, Списки тепер завантажуються значно швидше всюди: як у браузері, так і в PWA (Progressive Web App) та Teams. У верхній частині сторінки тепер можна бачити зображення тих, хто одночасно із Користувачем працює над цим списком. З’явилися нові фільтри. Можливість створювати та редагувати списки тепер розташовано не на бічній панелі, а по центру екрану, щоб було зручніше виконувати ці задачі.

В Microsoft Lists тепер вбудовані реєстраційні форми – окремо для зовнішніх та внутрішніх користувачів. Форми можна легко зробити релевантними, професійними та візуально привабливими за допомогою спеціальних логотипів, заголовків, описів і зручних запитань замість назв стовпців. Непотрібні поля можна приховувати. Також є можливість додавати нові поля.

Очікується, що незабаром можна буде запаковувати процеси Microsoft Power Automate в шаблон Microsoft Lists.

Адміністрування та безпека даних OneDrive та SharePoint: SAM

SharePoint Advanced Management (SAM) – це розширення Microsoft 365, функції якого можуть допомогти керувати SharePoint і OneDrive та посилювати можливості безпечної співпраці Microsoft 365.

Microsoft визнає, що однією з найбільших проблем – особливо, в процесі дистанційної співпраці та обміну даними – стало зловживання шерингом інформації, призначеної для внутрішнього користування. Тому Корпорацією запроваджено регулювання доступу для сайтів SharePoint. Тож тепер можна обмежити доступ до будь-якого сайту SharePoint, підключеного до Teams або Microsoft 365 Groups, дозволивши їхній перегляд лише наявним учасникам батьківської групи Microsoft 365 або групи безпеки.

Окрім того, в SharePoint передбачено сценарій, коли зливаються дві або більше компаній, і стає необхідною швидка й ефективна міграція вмісту сайту між клієнтами. Цю задачу виконує SharePoint Mergers and Acquisitions (SharePoint M&A). Перевага такого підходу в тому, що user experience в цей час не постраждає: приміром, старі посилання на файли так само працюватимуть.

Незабаром ці оновлення з’являться в SharePoint Online наших Замовників. Компанія Lizard Soft як така, що отримує ці вдосконалення однією з найперших в Україні, вже працює над інтеграцією цих новинок у свої продукти. Таким чином наші Клієнти зможуть використовувати нові можливості на 100%, щойно вони стануть доступними

Інструменти постійно вдосконалюються. І автоматизація бізнес-процесів, яка ще вчора здавалась важкою і потребувала кастомної розробки, сьогодні може бути можливою за допомогою стандартного інструментарію Microsoft 365.

Звертайтеся до наших спеціалістів: ми зможемо допомогти вже зараз почати оптимізацію процесів, аби підготувати ваш теннант Microsoft 365 до майбутніх змін.

За матеріалами Microsoft.com