Василий Григорьев
Генеральный директор Lizard Soft

Корпорация Microsoft во время масштабной Microsoft 365 Conference, состоявшейся в мае 2023 года, объявила об интеграции Искусственного Интеллекта Copilot с платформой SharePoint. В Корпорации анонсировали, что с ИИ SharePoint станет еще более мощным, интуитивно понятным и наделенным большим количеством выразительных возможностей, реализация которых станет проще для Пользователя. «Это позволит миллионам владельцев сайтов, авторов новостей, создателей страниц и администраторов порталов писать, брендировать, публиковать и делиться контентом с легкостью», – отмечают в Microsoft.

Давайте-ка быстро пройдемся по новым возможностям Copilot+SharePoint, озвученным представителями Microsoft.

Заявленные усовершенствования можно разделить на несколько групп: новые интеллектуальные возможности SharePoint, усовершенствование в видео-хостинге Microsoft Stream (так называемый «корпоративный YouTube»), обновления в OneDrive, сбор и систематизация данных с помощью Списков Microsoft (Microsoft Lists), администрирование и безопасность данных OneDrive и SharePoint.

Новые интеллектуальные возможности SharePoint: ИИ работает с визуалом, текстом и брендированием

Теперь, благодаря интеграции с ИИ, ваш документ или презентацию SharePoint легко преобразует в веб-страницу со всеми присущими особенностями: визуальным контентом (изображениями, видео и т. д.) и текстом, который тоже может быть усовершенствован с помощью Copilot. При этом Пользователь может выбирать актуальный tone-of-voice.

Появились значительно более разнообразные возможности инструментов веб-дизайна: брендинг и тематика, типография и шрифты, сетка и макет, видео и изображения, анимация и движение.

В новом Бренд-центре (Brand Center) SharePoint можно «закрепить» шрифты, цвета, логотип и другие элементы дизайна, отражающие корпоративную идентичность. Их можно повторно применять на разных сайтах, где необходима фирменная символика, и при этом SharePoint обеспечит точность в отображении этих элементов без малейшего искажения. Так владельцам веб-сайтов не нужно будет отдельно беспокоиться о соблюдении инструкций по брендингу.

Совершенствования в видео-хостинге Microsoft Stream: современный видео-дизайн

В видеосервис Stream добавлены актуальные функции: стенограммы (текстовая расшифровка озвучки), подписи, сегментация видео разделами, возможность поделиться, подавление фонового шума, воспроизведение видео с переменной скоростью и аналитика.

Более удобным стал интерфейс: теперь веб-страница Microsoft Stream отображает одно и несколько видео на страницах SharePoint с папками и списками воспроизведения.

Кроме того, появились шаблоны для страниц с видео. Их можно создавать как непосредственно из Stream, так и из SharePoint.

Обновление в OneDrive: быстро, систематизировано, персонализировано

Прежде всего, изменен интерфейс: теперь находить необходимые файлы гораздо легче и быстрее.

Во вкладке Домашняя страница (Home) появился сегмент Для тебя (For you), где ИИ размещает наиболее релевантные для Пользователя по содержанию и времени материалы, сохраненные в OneDrive. Систематизация документов возможна несколькими способами: отдельно размещены все пошеренные файлы (независимо от времени и локации); отдельно отсортирован список лиц, между которыми шерились файлы, – теперь искать документы можно и через тех, кто ими делился; появился раздел Встречи (Meetings), где размещены все документы по встречам; можно фильтровать поиск по типу файла (Word, Excel, PowerPoint, PDF).

Вскоре обещают реализовать возможность «раскрашивать» папки в разные цвета для еще лучшей систематизации данных. Также во вкладке Любимые (Favorites) появятся отмеченные «звездочкой» материалы, чтобы найти их можно было быстрее. Еще одна фича, которую обещают уже скоро, – более простой и понятный шеринг файлов с меньшим количеством кликов и отчетливым подтверждением, что ссылка скопирована (все мы сталкивались с тем, что по несколько раз кликали на «Скопировать», не заметив подтверждения, что ссылка уже скопирована).

Списки Microsoft: сбор информации внутри и снаружи компании

Списки Microsoft (Microsoft Lists) позволяют командам любого размера отслеживать прогресс, делиться ресурсами и упорядочивать информацию в процессе работы. Речь идет о сборе отзывов, отчетах о проблемах, планировании событий и многих других сценариях, в которых информация поступает часто от нескольких заинтересованных сторон. Теперь, утверждают в Корпорации, интеллектуальное приложение для отслеживания информации в Microsoft 365 становится быстрее, умнее и проще в использовании.

В первую очередь, подчеркивают в Microsoft, Списки уже загружаются гораздо быстрее повсюду: как в браузере, так и в PWA (Progressive Web App) и Teams. В верхней части страницы теперь можно увидеть изображения тех, кто одновременно с Пользователем работает над этим списком. Появились новые фильтры. Возможность создавать и редактировать списки теперь расположена не на боковой панели, а по центру экрана, чтобы было удобнее выполнять эти задачи.

В Microsoft Lists теперь встроены регистрационные формы отдельно для внешних и внутренних пользователей. Формы можно легко сделать релевантными, профессиональными и визуально привлекательными с помощью специальных логотипов, заголовков, описаний и удобных вопросов вместо названий столбцов. Ненужные поля можно скрывать. Также можно добавлять новые поля.

Ожидается, что в скором времени можно будет упаковывать процессы Microsoft Power Automate в шаблон Microsoft Lists.

Администрирование и безопасность данных OneDrive и SharePoint: SAM

SharePoint Advanced Management (SAM) – это расширение Microsoft 365, функции которого могут помогать управлять SharePoint и OneDrive, а также усиливать возможности безопасного сотрудничества Microsoft 365.

Microsoft признает, что одной из самых больших проблем – особенно в процессе дистанционного сотрудничества и обмена данными – стало злоупотребление шерингом информации, предназначенной для внутреннего пользования. Поэтому Корпорацией введено регулирование доступа для сайтов SharePoint. Теперь можно ограничить доступ к любому сайту SharePoint, подключенному к Teams или Microsoft 365 Groups, позволив их просмотр только нынешним участникам родительской группы Microsoft 365 или группе безопасности.

Кроме того, в SharePoint предусмотрен сценарий, когда сливаются две или более компаний, и становится необходима быстрая и эффективная миграция контента сайта между клиентами. Эту задачу выполняет SharePoint Mergers and Acquisitions (SharePoint M&A). Преимущество такого подхода в том, что user experience в это время не пострадает: например, старые ссылки на файлы будут так же работать.

В скором времени эти обновления появятся в SharePoint Online наших Заказчиков.

Компания Lizard Soft, как получающая эти усовершенствования одной из первых в Украине, уже работает над интеграцией этих новинок в свои продукты. Таким образом, наши Клиенты смогут использовать новые возможности на 100%, как только они станут доступными.

Инструменты постоянно совершенствуются. И автоматизация бизнес-процессов, которая еще вчера казалась тяжелой и нуждавшейся в кастомной разработке, сегодня может быть возможной с помощью стандартного инструментария Microsoft 365.

Обращайтесь к нашим специалистам: мы сможем помочь уже сейчас начать оптимизацию процессов, чтобы подготовить ваш теннант Microsoft 365 к предстоящим изменениям.

По материалам Microsoft.com