Статьи

Отпуск… Долгожданное событие в жизни каждого человека. Любой сотрудник всегда мечтает и планирует, как и где провести этот желанный период: кто-то едет в жаркие страны на берега морей, кто-то к холодным и снежным вершинам гор, а кто-то предпочитает поваляться с книжкой в гамаке на своей даче.

И если отпуск для сотрудников компании – это в первую очередь предвкушение приятных и веселых моментов отдыха, то для отдела HR – период дополнительных забот. Необходимо вести учет, проводить документальное оформление отпуска работника, передавать в бухгалтерию информацию об оплачиваемых и неоплачиваемых отпусках, составлять отчеты об отпусках. Для сотрудников документальное оформление отпуска тоже сопряжено с определенными хлопотами, которые отнимают время и отвлекают от основной работы. Ведь необходимо не только написать заявление на отпуск, но и согласовать его со своим начальником.

У руководителей период отпусков тоже связан с дополнительными обязанностями - необходимо составлять график отпусков и следить, чтобы в отделе сотрудники не уходили в отпуск в один и тот же период, распределять рабочую нагрузку между подчиненными, вовремя подавать информацию об отпусках вышестоящему руководству и, конечно же, себе запланировать отпуск. В результате процесс оформления отпуска сотрудника занимает достаточно много времени у всего персонала организации, хотя и не связан напрямую с основными служебными обязанностями работников.

В крупных компаниях оформление отпусков сотрудников сопряжено не только с затратой времени, но и с определенными рисками, основным из которых является потеря документа во время его согласования и утверждения.

Автоматизация оформления отпусков экономит время

Решение этой проблемы руководители передовых компаний находят в ИТ-разработках. На сегодняшний день одними из самых эффективных технологий считаются платформенные решения, такие как Microsoft SharePoint 2010 и IBM WebSphere Portal. Разработка специализированной системы позволяет создать единую среду для работы нескольких отделов, задействованных в процессе документального оформления отпуска сотрудника.

Пример быстрого оформления отпуска работников компании

В рамках этой системы (модуль «Отпуска») сотрудникам не составляет особых усилий и времени создать заявку на отпуск. Большинство полей будет заполняться автоматически (ФИО, должность, название отдела и т.д.), а тип отпуска (оплачиваемый или за свой счет) и его период сотрудник вносит с помощью календаря из выпадающих списков. Далее заполненная заявка на отпуск отправляется на согласование непосредственному руководителю. Последний, имея полный график отпусков подчиненных и данные об уже использованных отпускных днях сотрудника, принимает решение подтвердить заявку на отпуск или отклонить, указав причину в выделенном для этого поле. Если документ подтверждается, то он продолжает свой жизненный цикл согласования и утверждения по цепочке руководства.

Утвержденный документ попадает в HR отдел, в котором специалист проводит оформление приказа на отпуск сотрудника и создает все необходимые документы, после подписания которых оповещаются все необходимые отделы, задействованные в правильном оформлении отпуска работника.

Преимущества автоматизации оформления отпусков

Конечно, процесс и форма оформления отпусков могут быть другими, они зависят от внутренних регламентов и процессов компании. Но суть остается одной и той же - с помощью платформенных решений и внутреннего корпоративного портала любые процессы оформления отпусков сотрудников можно автоматизировать. И это повлечет за собой множество выгод в правильном оформлении отпусков работников:

• сокращение времени на создание заявки на отпуск, ее согласование и утверждение
• уменьшение рисков некорректного заполнения шаблона заявки на отпуск (при наличии ошибок система тут же укажет на них и не позволит отправить документ на утверждение)
• автоматическое отслеживание периода оплачиваемого отпуска (если сотруднику положен 21 день, а он заполнил на 23 дня, то система укажет на эту ошибку)
• потери документов в ходе согласования и последующем хранении (все документы на всех этапах автоматически сохраняются в структурированном файлохранилище)
• быстрое формирование различных отчетов об отпусках сотрудников.

Таким образом, благодаря современным технологиям платформенных решений можно оптимизировать, упростить и обезопасить процесс документального оформления отпусков сотрудников, значительно снизить трудозатраты и снять дополнительную ответственность с плеч HR-специалистов.