Статьи

В современных компаниях сотрудники HR отдела все чаще сталкиваются с проблемой длительного и неэффективного процесса документального оформления командировок.

В большинстве случаев для оформления командировки за границу или внутри страны сотруднику необходимо заполнить стандартную заявку на командировку, принятую в организации, и передать ее непосредственному руководителю на согласование. Руководитель должен рассмотреть заявку и либо подтвердить ее, либо вернуть сотруднику со своими комментариями на доработку. Жизненный цикл согласования такой заявки проходит длительную цепочку между руководителями разных уровней.

Такую процедуру подтверждения зачастую сложно сократить из-за большого количества отделов и департаментов (таких как бухгалтерия, отдел кадров, транспортный отдел и т.д.), задействованных в оформлении командировки работника. Также много времени уходит и на оформление отчета по командировке. Поэтому рутинная процедура оформления командировки занимает достаточно большое время у сотрудников и их руководителей еще на этапе согласования, отрывая от непосредственного выполнения прямых служебных обязанностей.

Ошибки и риски при оформлении служебных командировок

Но только утверждением заявки процедура оформления командировки не завершается. Этот документ попадает в HR департамент, где кадровик создает приказ и вносит необходимые данные в реестр учета командировок. После этого необходимо известить бухгалтерию для выделения бюджета на командировку, а также поставить задачу секретарю для заказа билетов и гостиницы.

Весь этот процесс отнимает не только много времени, но и сопряжен с определенными рисками и ошибками: потеря документов, несвоевременная постановка задач или их выполнение и т.д. А так как в крупных организациях сотрудники, как правило, достаточно часто ездят в командировки, то весь процесс оформления занимает львиную долю времени как у самих сотрудников, так и у специалистов HR, что негативно сказывается на выполнении других задач.

Таким образом, банальное оформление командировки перерастает в достаточно серьезную проблему, что в конечном счете приводит к нерациональному использованию времени и ресурсов компании.

Автоматизация оформления командировок работника как панацея

Следуя мировым тенденциям в сфере ИТ, процесс оформления командировок можно оптимизировать, значительно сократив время и риски. Мировые производители платформенных решений, таких как Microsoft SharePoint и IBM WebSphere Portal, позволяют создать собственную систему для HR департамента в рамках внутреннего корпоративного портала, которая автоматизирует весь процесс оформления командировок. Благодаря этому вся процедура создания, согласования и утверждения командировки проходит в электронном виде. В обязанности сотрудника входит заполнение в системе стандартизированной формы заявки на командировку, причем в логику документа можно заложить минимальное количество заполняемых вручную полей, остальные же выбираются из выпадающего списка, что позволяет резко снизить количество случайных ошибок.

Типичный пример автоматизации оформления командировки

В зависимости от специфики работы компании и внутренних нормативов, заявка на командировку может содержать самые разные данные. Например, возможен такой вариант: сотрудник нажатием одной кнопки создает форму, в которой уже зафиксировано его ФИО, должность, табельный номер, отдел, представительство или филиал. Остается заполнить только период, цель командировки, маршрут и желаемый транспорт, причем все эти данные вносятся в нужных полях с помощью выпадающих списков.

Заполнив все необходимые данные, сотрудник оправляет заявку на командировку своему непосредственному руководителю, который в свою очередь может или принять ее, или отклонить, указав причину в комментариях. Таким образом документ проходит по цепочке согласования на всех необходимых уровнях руководства и, получив утверждение, автоматически пересылается в HR департамент.

На основе заявки на командировку HR-специалист создает приказ, командировочный лист и проводит необходимое документальное оформление командировки за границу или внутри страны. При этом создание документов по командировке не требует больших трудозатрат и времени, так все необходимые данные автоматически берутся из заявки и кадровику остается заполнить только оставшиеся служебные данные.

Современные технологии позволяют интегрировать подобную программу оформления командировок с различными программными системами, используемых в организации, например 1С, Парус и т.д. Такая интеграция различных программ позволяет после создания, подписания и оформления необходимых документов в HR-департаменте автоматически поставить задачи всем отделам, задействованным в организации и оформлении служебной командировки командировки: финансовому отделу – выделить необходимый бюджет на командировочные, секретарю – заказать билеты и гостиницу и т.д.

Автоматизация оформления командировок экономит время и средства

Таким образом, используя передовые IT-технологии, не только сокращается время на создание, согласование и утверждение командировок, но и исчезают риски потери документов, поскольку все они хранятся в едином структурированном файлохранилище. Все задачи задействованным в оформлении командировки отделам ставятся вовремя и оперативно, все необходимое документальное оформление командировки проводится вовремя, задачи по заказу билетов, гостиниц, выделения бюджета исполняются качественно и в срок, что в результате позволит компании работать более эффективно.