Армия США уже давно заменила традиционные формы заполнения документов он-лайн формами, которые позволяют солдатам успешно пройти все формальности по прибытию на место службы. Однако формы по-прежнему должны быть распечатаны и направлены на соответствующее утверждение в вышестоящие инстанции.
Система бумажного документооборота, принятая в вооруженных силах, более не соответствует требованиям времени.
ВС США проводит реинжиниринг автоматической обработки с помощью IBM Workplace Forms™ и другого ПО IBM типа WebSphere Portal в сопровождении программного и технического анализа от Enterprise Information Management
Оценка сокращения расходов показала, что в результате использования новых средств автоматизации обработки:
Поскольку ВС являются гарантом защиты прав и свобод граждан, а также мира в стране, эффективная работа и быстрое принятие решений является краеугольным камнем в деятельности армии США. Ежедневно необходимо принятие тысяч оперативных решений относительно поставок, медицинского обслуживания, логистики, транспортировки, а также кадровых решений.
Решения такого уровня не могут быть приняты без соответствующего согласования и одобрения вышестоящего руководства. Веками такое одобрение получалось с помощью визирования бумажных документов.
Однако ни одна система, функционирующая на бумажном документообороте, не соответствует новым требованиям и тенденциям времени, не говоря уже о затратной части, включающей в себя расходы бумагу, печать, рабочую силу и пр.
Армия США уже давно заменила традиционные формы заполнения документов онлайн формами, которые позволяют солдатам успешно пройти все формальности по прибытию на место службы. Однако система по-прежнему базируется на необходимости распечатать форму, подписать ее и направить в соответствующую службу. Кроме того, ВС искали решение автоматизировать свои внутренние строго регламентированные процессы и реализовать их с помощью одного решения на основе интернет-технологии.
Вооруженные Силы США приняли решение в пользу реинжениринга внутренних процессов и их автоматизации при помощи IBM Lotus Forms (в прошлом IBM Workplace Forms)™ и другого ПО IBM, такого как IBM WebSphere Portal, а также ПО Silanis Technology, Inc.
Enterprise Information Management (EIM), бизнес–партнер корпорации, с главным офисом в Арлингтоне, Вирджиния, предоставил свои услуги технического анализа с целью успешной реализации проекта, разработал программу бюджетирования, рассчитанную на срок 5 лет и включающую в себя план инвестирования и поддержки закупок, связанных с ПО и оборудованием.
Более 100 000 различных форм служат операционной деятельности ВС и целому штату, насчитывающему 1,4 миллиона человек по всему миру. Многие из вышеуказанных форм будут конвертированы в электронные формы, что позволит пользоваться электронной подписью, а также передачей уже заверенных документов в соответствующие инстанции через интернет.
Ожидается, что программа позволит сократить расходы на административные процессы на 1,3 миллиарда долларов США, обеспечить более высокую эффективность работы всего персонала. Впервые за всю историю в армии появится единая, централизованная система документооборота, соответствующая мировым стандартам.
«Программа Forms Content Management не только позволит заполнять формы, сохранять данные и передавать завизированные электронной подписью формы от инстанции к инстанции. Программа позволит в первую очередь сформировать единое универсальное решение, автоматизирующее процессы для всей системы вооруженных сил в целом», - комментирует Джин Харманн, глава армейского подразделения ПиАр, Александрия, Вирджиния.
Внедрение электронных форм XML, а также электронных подписей призвано повысить эффективность персонала вооруженных сил. XML опиратся на Extensible Markup Language и специально создан для веб-документов.
Реализованный стандарт XML позволяет определять, передавать, ратифицировать и интерпретировать данные между различными программными приложениями и организациями. Поддержка XML-документов, а именно IBM Lotus Forms, встроенные в систему IBM по требованию операционной среды, позволяет обмениваться информацией между системами и пользователями.
Использование цифровых подписей в электронном виде полностью устраняет необходимость рядовых организовывать патруль, чтобы получить подпись на документах. Такой патруль заключался в колонне из 3-4 автомобилей, конвоирующих доставку документов на подпись в штабную зону, например, в Ираке. Огромные количества бумаг доставлялись по воздуху, преодолевая зоны боевых действий, обратно в США для их дальнейшей обработки и хранения.
Процесс, организованный по-новому, позволит персоналу ВС не преодолевать линию огня всякий раз, когда нужно получить подпись или визу на документе.
По разным оценкам, до сих пор полный цикл заполнение и последующей обработки одной бумажной формы занимало около 10 часов в год рабочего времени для каждого из 6 служащих, учавствующих в обработке форм. Введение новых форм автоматизированной обработки в результате позволяет экономить персоналу ВС 60 часов в год на каждую форму.
В целом, внедрение электронных форм XML с функцией цифровой подписи, позволит ВС экономить миллионы человеко-часов работы в различных департаментах.
Новая программа электронных форм имеет следующие преимущества:
Пользователи могут работать с документами как в режиме он-лайн, так и в режиме офф-лайн. Удобный для пользователей интерфейс IBM Lotus Form позволяет легко заполнять необходимые формы. При этом сохраняются результаты незавершенной работы с формами, что дает возможность пользователям возвращаться к ним для просмотра, редактирования и обработки в любой удобный момент.
IBM WebSphere Portal позволит персоналу ВС открывать многочисленные окна и порлеты (сменные компоненты в пользовательском интерфейсе). В рамках отдельного портлета есть возможность просмотра содежимого, как например содержимого «корзины», списка наиболее часто используемых документов, а также незаполненных форм.
Теперь в ВС есть возможность цифровой подписи на документах, а также детального визирования и проверки. Личность подписывающего и его права подвергаются проверке, подпись автоматически признается недействительной (аннулируется) на документах, которые были подвержены каким-либо изменениям. Новое решение позволяет подтвердить личность пользователя на всех стадиях документооборота.
«Выбор решения на платформе IBM WebSphere Portal стал для армии США лучшим выбором структурного ПО», - говорит Брюс Лидман, глава EIM. «Требования у нас очень специфические с точки зрения доступности, технических особенностей, объемов и структуры ВС»,- утверждает он.
Решение должно быть надежным и целиком рабочим. «В конце концов, мы пришли к тому, что является лучшим решением для солдат и стало очевидным, что выбор структуры вооруженных сил – это системный продукт IBM».
EIM является частью IBM PartnerWorld®, и обеспечивает богатый спектр возможностей своим пользователям, реализующим стратегии построения вертикали рынка или привлечения новых клиентов на различных рынках мира. Вне зависимости от того, специализируется ли компания в сфере одного или нескольких видов деятельности или обслуживает маленькие, средние или большие компании - технологии и ресурсы IBM позволяют своим клиентам более эффективно завоевывать потребителей.
EIM – оптимизированная система управления. Под термином «оптимизированная» подразумевается развитая структура оптимизации под приложения IBM в случае необходимости и для достижения наилучших результатов по всем критериям.
Сферы возможного применения решений на платформе портальных решений IBM очень широка: автомобильная, банковская, образовательная, образовательная, энергетическая, производство и монтаж, финансовые рынки, сфера здравоохранения, страхование, масс-медиа и развлечений, розничной торговли, телекоммуникационная, сфера путешествий и транспорта и т.д.
По словам Лимана, партнерство с IBM повышает эффективность работы.
«С помощью уникальных ресурсов и инструментов IBM, доступных нажатием одной единственной клавиши, мы можем обеспечивать существенно лучшее качество работы для наших клиентов, что очень важно в условиях постоянно меняющихся требований со стороны рынка».
Платформа IBM Здравоохранение Госструктура Розница Транспорт
РУС 
УКР
ENG