Согласование первичной документации в SafeDox так же понятно и логично, как и на бумаге: есть проект, есть его бизнес-заказчики внутри компании. Есть подрядная организация, приславшая акт выполненных работ. И есть счет, который бухгалтеру нужно согласовать, а затем провести. И самое главное – есть адаптивный кейс-менеджмент SafeDox, в котором эти процессы выполняются быстро, а результат имеет такую ​​же юридическую значимость, что и заверенная бумажная документация.

Получив акт выполненных работ по наземной или электронной почте, секретарь вашей организации создает карточку этого документа в SafeDox. Далее заполняет необходимые атрибуты, привязывает этот акт к соответствующему контракту. Теперь, согласно заранее выполненным настройкам, SafeDox определяет круг лиц, с которыми этот документ необходимо согласовать. К примеру, документ должен быть подписан руководителем организации.

После того, как секретарь загрузил в систему уже подписанный подрядчиками акт выполненных работ, документ автоматически отправляется по маршруту: все лица, ответственные за приемку работ, согласовывают его. Далее автоматически создается задача на визирование руководителем, который может подписать документ, например, КЭП. Или просто поставить свою визу, чтобы потом подписать с помощью факсимиле – оба варианта возможны. Затем бухгалтер получает уведомление о том, что такой первичный документ уже подписан, и занимается дальнейшим проведением этого платежа.

По такому же образцу могут согласовываться любые первичные документы: товарные, расходные, товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.

Короче говоря, работая в SafeDox, бухгалтер всегда будет своевременно получать информацию о поступлении таких документов и об их согласовании, а также всегда будет иметь доступ к физической копии этого документа (например, в PDF) с подписью – электронной или физической.

Интерфейс SafeDox: карточка Акта выполненных работ