Статьи

Одной из главных обязанностей специалистов департамента по кадрам является поиск сотрудников на работу. В динамично развивающейся организации необходимость в новых сотрудниках постоянно растет. В связи с этим перед специалистами HR-департамента стоит достаточно сложная задача – обеспечить свою организацию высококлассным профессиональным коллективом.

Процесс поиска новых сотрудников

Задача по подбору персонала и поиску сотрудников на работу обычно включает в себя два процесса, внутренний и внешний. Внешний состоит из размещения вакансий на различных сайтах по трудоустройству, поиск и отбор кандидатов,  проведение интервью с соискателями.

К внутреннему процессу относятся получение и обработка заявок на вакансию от руководителей отделов и департаментов, создание и утверждение анкет для собеседований, оформление новых сотрудников. Внутренний процесс поиска сотрудников на работу связан с подготовкой множества документов, активного общения с руководителями департаментов, введение в должность новых сотрудников.

Типичный поиск сотрудника на работу

При появлении новых должностей в компании возникает необходимость в поиске новых сотрудников. Руководитель должен подать заявку на вакансию в отдел кадров для подбора специалиста. Такая заявка обычно подается в электронном виде почтой. Получив информацию о необходимом сотруднике, HR-специалист  фиксирует у себя данную заявку на вакансию и начинает активную работу по поиску нового сотрудника и закрытию вакансии. Во время поиска сотрудника на работу HR-менеджер активно общается с руководителем, который подал заявку на закрытие вакансии, ведь ему необходимо знать нюансы, определенные требования и знания у соискателей. И уже после приема на работу нового сотрудника специалисту HR-департамента необходимо оформить все документы по новому сотруднику и предоставить ему первичную информацию о компании и занимаемой должности.

Автоматизация закрытия вакансий

Очевидно, что внутренний процесс поиска нового сотрудника и его оформления достаточно трудозатратен и требует значительного  внимания и усилий.

Ведущие компании стараются оптимизировать выполнения подобных задач для уменьшения рисков и увеличения эффективной  работы всей команды. Одним из лучших инструментов на данный момент являются корпоративные порталы, сознанные на платформах Microsoft SharePoint и IBM WebSphere Portal. Внутрикорпоративные порталы не только позволяют уйти от бумажной работы и намного быстрее принимать решения, но и позволяют сократить риски человеческого фактора до минимума. Ведь электронная почта, с помощью которой отправляется заявка на вакансию – достаточно ненадежный инструмент. Она не позволяет проконтролировать получение и процесс выполнения заявки, а также сроки закрытия вакансий. Внутренний корпоративный портал компании позволяет решить все эти задачи.

Закрытие вакансий при помощи портала

Одним из вариантов оптимизации процесса закрытия вакансии может быть следующий пример. На внутрикорпоративном портале размещаются формы заявок на вакансии по поиску новых сотрудников. Руководители  департаментов, которым необходимо найти сотрудника на работу, заполняют нужную форму заявки на вакансию. При этом часть данных в форме, такие как ФИО и должность заполняющего, табельный номер, департамент и другие фиксированные данные заполняются автоматически. Остальная информация выбирается или из выпадающих списков, или вносится вручную. После создания заявка на вакансию отправляется в отдел кадров нажатием одной кнопки. Система автоматически создает и отправляет сотруднику HR-департамента на электронную почту письмо о появлении новой заявки на вакансию и назначает задачу на поиск нового сотрудника.

Все созданные заявки на подбор персонала будут храниться в едином реестре, а задачи по ним – в профайле HR-специалиста. Руководитель может в любой момент узнать состояние выполнения его заявки, так как оно автоматически отображается в его списке созданных заявок. После принятия на работу нового сотрудника заявка по нему закрывается и автоматически отправляется в архив.

Эффективность портала для поиска сотрудников на работу

Таким образом, с помощью системы автоматизации подачи заявок на вакансии  можно оптимизировать и упростить работу всех заинтересованных отделов, существенно снизить риски несвоевременного выполнения задач по поиску сотрудников, проследить за историей поиска и соответствующими документами, а также значительно сократить время на подготовительные работы.