Мы понимаем, что в крупной организации каждый стандартный документ — это устоявшаяся форма с набором переменных, которые нужно заполнить для каждого отдельного случая. Часто этот процесс выглядит как повторение одних и тех же операций: открытие шаблона, поиск маркеров, ручной ввод значений, последующая проверка каждой позиции. Любая ошибка, даже в паре символов, приводит к повторному циклу согласований.

Эту задачу уже решает созданный нами новый плагин для Персонального ассистента и Корпоративного чат-бота AI-UniBot. Мы назвали его «Генератор документов». Он избавляет от рутины благодаря сочетанию шаблонов Word, системы плейсхолдеров (полей) и диалоговых возможностей агента Искусственного Интеллекта (AI).

Механизм работы построен так, чтобы полностью снять с Пользователя задачу разбираться в структуре шаблона. Сначала Администратор AI-UniBot подключает «Генератор документов» и загружает в его настройки необходимые шаблоны Word. В каждом из них переменные данные отмечены унифицированным форматом {{Название}}, где «Название» определяет конкретное поле — от наименования Контрагента до реквизитов счета. После этого агент получает возможность распознавать доступные шаблоны, понимать набор плейсхолдеров в каждом из них и применять их в ходе диалога с Пользователем. Если запрос на создание документа содержит не все необходимые данные, AI-UniBot инициирует уточнение, используя логику, заложенную в плагин, и собирает полный набор данных еще до генерации файла.

Работа этого механизма особенно заметна при подготовке договоров. Когда Менеджер сообщает AI-UniBot, что нужен договор с определенной Компанией, но не предоставляет все реквизиты, агент сразу задает дополнительные вопросы: об адресе (например, юридическом или для переписки), коде предприятия (ЕГРПОУ), банковских счетах. После получения всей информации бот подставляет значения в шаблон и формирует готовый документ. Это избавляет Менеджера от необходимости искать нужные поля в файле для заполнения, а также от ручного копирования данных из CRM или переписки. Таким образом, вероятность ошибок, возникающих при повторяемом вводе данных, значительно снижается.

Другой показательный пример — работа HR-отдела с приказами. Все типовые шаблоны — например, при приеме на работу, переводе, увольнении — заранее загружены Администратором в плагин. Когда нужно оформить приказ на нового Сотрудника, AI-UniBot уточняет, с какой даты тот приступает к работе, на какую должность назначается и предусмотрен ли испытательный срок. Вся остальная информация либо вводится голосом/текстом в ходе диалога, либо берется из профиля Пользователя в корпоративной системе (если агент имеет к нему доступ через другие плагины). В результате HR-Специалист получает документ, полностью готовый для подписания Руководством, без необходимости копипастить данные из таблиц или писем.

Такой подход решает сразу несколько задач. Например, избавляет от необходимости держать в голове структуру каждого шаблона. Значительно сокращает время подготовки типовых документов. Минимизирует случайные ошибки, связанные с ручным вводом повторяющейся информации. В масштабе Компании это означает заметную экономию рабочих часов и предсказуемое качество документов, независимо от того, кто их готовит.

Короче говоря, плагин «Генератор документов» в AI-UniBot превращает подготовку документов на основе шаблонов из механической задачи в автоматизированный диалог. В ходе этого взаимодействия AI-агент самостоятельно собирает данные, заполняет плейсхолдеры (поля) и выдает готовый файл — быстро, безошибочно и в унифицированном виде.