Ми розуміємо, що у великій організації кожен типовий документ — це усталена форма з набором змінних, які потрібно заповнити для кожного окремого випадку. Часто цей процес виглядає як повторення одних і тих же операцій: відкриття шаблону, пошук маркерів, ручне введення значень, подальша перевірка кожної позиції. Будь-яка помилка, навіть у парі символів, тягнула за собою повторний цикл узгоджень. Цю проблему вже вирішує створений нами новий плагін для Персонального асистента & Корпоративного чат-бота AI-UniBot. Ми назвали його «Генератор документів». Він усуває таку рутину завдяки поєднанню шаблонів Word, системи плейсхолдерів та діалогових можливостей агента Штучного Інтелекту (АІ).

Механізм роботи побудований так, щоб повністю зняти з Користувача задачу розбиратися у структурі шаблону. Спочатку Адміністратор AI-UniBot підключає «Генератор документів» і завантажує у його налаштування потрібні шаблони Word. У кожному з них змінні дані відмічені уніфікованим форматом {{Назва}}, де «Назва» визначає конкретне поле — від найменування Контрагента до реквізитів рахунку. Після цього агент отримує можливість розпізнавати доступні шаблони, розуміти набір плейсхолдерів у кожному з них і застосовувати їх під час діалогу з Користувачем. Якщо запит на створення документа містить не всі необхідні дані, AI-UniBot ініціює уточнення, використовуючи логіку, закладену у плагін, і збирає повний набір значень ще до генерації файлу.

Робота цього механізму особливо добре помітна під час підготовки договорів. Коли Менеджер повідомляє AI-UniBot, що потрібен договір із певною Компанією, але не надає всіх реквізитів, агент одразу ставить додаткові запитання: про адресу (наприклад, юридичну або для листування), код ЄДРПОУ, банківські рахунки. Після отримання усієї інформації бот підставляє значення у шаблон і формує готовий документ. Це позбавляє Менеджера необхідності шукати потрібні поля у файлі для заповнення, а також потреби вручну копіювати дані із CRM чи листування. Відтак імовірність помилок, що виникають при повторюваному введенні, значно знижується.

Інший показовий приклад — робота HR-відділу з наказами. Усі типові шаблони — як-от про прийняття на роботу, про переведення, про звільнення — заздалегідь завантажені Адміністратором у плагін. Коли треба оформити наказ на нового Співробітника, AI-UniBot лише уточнює, з якої дати той стає до роботи, на яку позицію призначається і чи передбачено випробувальний термін. Уся інша інформація або вводиться з голосу/тексту під час діалогу, або береться з профілю Користувача у корпоративній системі (якщо агент має до нього доступ через інші плагіни). У результаті HR-Спеціаліст отримує документ, повністю готовий для підпису Керівництвом, без потреби копіпастити дані з таблиць чи листів.

Такий підхід вирішує одразу кілька проблем. Наприклад, усуває необхідність тримати в голові структуру кожного шаблону. Значно скорочує час підготовки типових документів. Мінімізує випадкові помилки, пов’язані з ручним введенням повторюваної інформації. У масштабі Компанії це означає дуже помітну економію годин роботи і передбачувану якість документів, незалежно від того, хто саме їх готує.

Коротше кажучи, плагін «Генератор документів» в AI-UniBot перетворює підготовку документів на основі шаблонів із механічної задачі на автоматизований діалог. Під час цієї взаємодії з ботом АІ-агент самотужки збирає дані, заповнює плейсхолдери (поля) та видає готовий файл — швидко, безпомилково і в уніфікованому вигляді.