РУС
УКР
ENG
Наверняка вам знакома ситуация, когда в разгар совещания в переговорную вторгаются ваши коллеги, утверждая, что именно на это время у них запланирована встреча. Причина недоразумения всего лишь в том, что секретарь забыла внести запись в журнал бронирования комнат.
В административной деятельности любой организации сотрудники ежедневно сталкиваются с множеством похожих обыденных задач. Если они не автоматизированы, то зачастую могут отбирать много времени и сил. А постоянные сбои в их выполнении непременно станут причиной недовольства персонала. К счастью, SharePoint позволяет значительно облегчить выполнение административных функций, возложив эту рутину на компьютер.
Какие административные процессы можно автоматизировать в SharePoint?
SharePoint является гибкой и удобной платформой для автоматизации процессов любой сложности:
Делопроизводство и документооборот
- регистрация входящей и исходящей корреспонденции,
- регистрация и учет документов юридического характера (договоры, соглашения, контракты и т.п.),
- оформление и учет финансовой документации (счета, сметы и т.п.);
Хозяйственная деятельность
- заказ визиток,
- заказ канцтоваров,
- заказ мебели, оборудования,
- заявка на проведение ремонтных работ
- оформление подписки на периодические издания;
Функции секретариата
- заказ служебного транспорта и такси,
- заказ билетов,
- бронирование отелей,
- заказ пропусков,
- оформление командировок,
- отправка корреспонденции;
Управление общими ресурсами
- бронирование переговорных комнат,
- организация аудио- и видеоконфернций.
Почему автоматизация процессов в SharePoint удобна для пользователей?
Для пользователей процесс оформления любой из перечисленных выше заявок будет сводиться к заполнению простой формы с необходимыми полями. Все остальные действия система выполнит сама. Доступ к форме осуществляется через обычный веб-браузер.
Давайте в качестве примера рассмотрим бронирование переговорной комнаты 
- Пользователь создает заявку на бронирование переговорной и указывает в форме дату и время встречи, название комнаты (при наличии нескольких помещений), ФИО всех участников.
- Система автоматически проверяет, свободна ли комната и у кого из приглашенных запланированы другие встречи на указанное время. В случае недоступности помещения инициатору предлагается изменить дату, время или само помещение для встречи. Также он увидит, кем именно уже забронирована данная переговорная комната.
- После успешного создания заявки на бронирование система разошлет автоматические приглашения участникам встречи на адрес электронной почты и запросит подтверждение.
- Также при заполнении заявки бронирования могут быть доступны дополнительные опции: заказ специального оборудования, организация видеозаписи, аудио- и видеоконференции, вызов технического специалиста. Кроме того, инициатор всегда может отменить бронь.
Какие преимущества автоматизации административных процессов?
Компании автоматизация административных процессов дает такие преимущества как:
- снижение издержек предприятия, связанных с неэффективными процессами управления,
- экономия рабочего времени сотрудников благодаря уменьшению количества письменных запросов и упрощению процедур согласования,
- сокращение количества ошибок, вызванных «человеческим фактором», и снижение риска возникновения ущерба – как материального, так и потери доверия партнеров и клиентов,
- возможность проконтролировать все этапы выполнения заявки, в т. ч. выполнение отдельных действий определенным сотрудником.
Заказать консультацию по SharePoint
Хотите увидеть автоматизацию административно-хозяйственных процессов в действии? Наши консультанты проведут презентацию наиболее интересных для вас процессов.
Не знаете, автоматизация каких процессов будет наиболее актуальна для вашей компании в первую очередь? Наши специалисты проведут анализ ваших внутренних процессов и подскажут, с чего лучше начать.
Связаться с нами
Для получения подробной информации оставьте свой адрес электронной почты или номер телефона. Мы в ближайшее время свяжемся с Вами.