SharePoint для административной деятельности

Наверняка вам знакома ситуация, когда в разгар совещания в переговорную вторгаются ваши коллеги, утверждая, что именно на это время у них запланирована встреча. Причина недоразумения всего лишь в том, что секретарь забыла внести запись в журнал бронирования комнат.

В административной деятельности любой организации сотрудники ежедневно сталкиваются с множеством похожих обыденных задач. Если они не автоматизированы, то зачастую могут отбирать много времени и сил. А постоянные сбои в их выполнении непременно станут причиной недовольства персонала. К счастью, SharePoint позволяет значительно облегчить выполнение административных функций, возложив эту рутину на компьютер.

Какие административные процессы можно автоматизировать в SharePoint?

SharePoint является гибкой и удобной платформой для автоматизации процессов любой сложности:

Делопроизводство и документооборот

  • регистрация входящей и исходящей корреспонденции,
  • регистрация и учет документов юридического характера (договоры, соглашения, контракты и т.п.),
  • оформление и учет финансовой документации (счета, сметы и т.п.);

Хозяйственная деятельность

  • заказ визиток,
  • заказ канцтоваров,
  • заказ мебели, оборудования,
  • заявка на проведение ремонтных работ
  • оформление подписки на периодические издания;

Функции секретариата

  • заказ служебного транспорта и такси,
  • заказ билетов,
  • бронирование отелей,
  • заказ пропусков,
  • оформление командировок,
  • отправка корреспонденции;

Управление общими ресурсами

  • бронирование переговорных комнат,
  • организация аудио- и видеоконфернций.

Почему автоматизация процессов в SharePoint удобна для пользователей?

Для пользователей процесс оформления любой из перечисленных выше заявок будет сводиться к заполнению простой формы с необходимыми полями. Все остальные действия система выполнит сама. Доступ к форме осуществляется через обычный веб-браузер.

Давайте в качестве примера рассмотрим бронирование переговорной комнаты Показать\спрятать подробности

  1. Пользователь создает заявку на бронирование переговорной и указывает в форме дату и время встречи, название комнаты (при наличии нескольких помещений), ФИО всех участников.
  2. Система автоматически проверяет, свободна ли комната и у кого из приглашенных запланированы другие встречи на указанное время. В случае недоступности помещения инициатору предлагается изменить дату, время или само помещение для встречи. Также он увидит, кем именно уже забронирована данная переговорная комната.
  3. После успешного создания заявки на бронирование система разошлет автоматические приглашения участникам встречи на адрес электронной почты и запросит подтверждение.
  4. Также при заполнении заявки бронирования могут быть доступны дополнительные опции: заказ специального оборудования, организация видеозаписи, аудио- и видеоконференции, вызов технического специалиста. Кроме того, инициатор всегда может отменить бронь.

Какие преимущества автоматизации административных процессов?

Компании автоматизация административных процессов дает такие преимущества как:

  • снижение издержек предприятия, связанных с неэффективными процессами управления,
  • экономия рабочего времени сотрудников благодаря уменьшению количества письменных запросов и упрощению процедур согласования,
  • сокращение количества ошибок, вызванных «человеческим фактором», и снижение риска возникновения ущерба – как материального, так и потери доверия партнеров и клиентов,
  • возможность проконтролировать все этапы выполнения заявки, в т. ч. выполнение отдельных действий определенным сотрудником.

Заказать консультацию по SharePoint

Хотите увидеть автоматизацию административно-хозяйственных процессов в действии? Наши консультанты проведут презентацию наиболее интересных для вас процессов.

Не знаете, автоматизация каких процессов будет наиболее актуальна для вашей компании в первую очередь? Наши специалисты проведут анализ ваших внутренних процессов и подскажут, с чего лучше начать.

Получить консультацию

Чем полезен портал?

Пройдите тест и узнайте выгоды
  • ISO 9001:2008
  • Microsoft Gold Competency Partner в компетенции Portals and Collaboration
  • Диплом лучшего партнера Microsoft Ukraine 2014
+38(044) 232 95 10