Госструктура

Предпосылки внедрения

IBM WebSphere в армии СШААрмия США уже давно заменила традиционные формы заполнения документов он-лайн формами, которые позволяют солдатам успешно пройти все формальности по прибытию на место службы. Однако формы по-прежнему должны быть распечатаны и направлены на соответствующее утверждение в вышестоящие инстанции.

Бизнес-требования

Система бумажного документооборота, принятая в вооруженных силах, более не соответствует требованиям времени.

Найденное решение

ВС США проводит реинжиниринг автоматической обработки с помощью IBM Workplace Forms™ и другого ПО IBM типа WebSphere Portal в сопровождении программного и технического анализа от Enterprise Information Management

Преимущества решения

Оценка сокращения расходов показала, что в результате использования новых средств автоматизации обработки:

  • Сокращение административных расходов на 1,3 миллиарда долларов США
  • Улучшение эффективности административной работы в ВС
  • Сокращение на треть временных затрат на заполнение форм

Необходимость реинжениринга в ВС США

IBM WebSphere Portal сокращает расходы в армии СШАПоскольку ВС являются гарантом защиты прав и свобод граждан, а также мира в стране, эффективная работа и быстрое принятие решений является краеугольным камнем в деятельности армии США. Ежедневно необходимо принятие тысяч оперативных решений относительно поставок, медицинского обслуживания, логистики, транспортировки, а также кадровых решений.

Решения такого уровня не могут быть приняты без соответствующего согласования и одобрения вышестоящего руководства. Веками такое одобрение получалось с помощью визирования бумажных документов.

Однако ни одна система, функционирующая на бумажном документообороте, не соответствует новым требованиям и тенденциям времени, не говоря уже о затратной части, включающей в себя расходы бумагу, печать, рабочую силу и пр.

Армия США уже давно заменила традиционные формы заполнения документов онлайн формами, которые позволяют солдатам успешно пройти все формальности по прибытию на место службы. Однако система по-прежнему базируется на необходимости распечатать форму, подписать ее и направить в соответствующую службу. Кроме того, ВС искали решение автоматизировать свои внутренние строго регламентированные процессы  и реализовать их с помощью одного решения на основе интернет-технологии.

Вооруженные Силы США приняли решение в пользу реинжениринга внутренних процессов и их автоматизации при помощи IBM Lotus Forms (в прошлом IBM Workplace Forms)™ и другого ПО IBM, такого как IBM WebSphere Portal, а также ПО Silanis Technology, Inc.

Enterprise Information Management (EIM), бизнес–партнер корпорации, с главным офисом в Арлингтоне, Вирджиния, предоставил свои услуги технического анализа с целью успешной реализации проекта, разработал программу бюджетирования, рассчитанную на срок 5 лет и включающую в себя план инвестирования и поддержки закупок, связанных с ПО и оборудованием.

Более 100 000 различных форм служат операционной деятельности ВС и целому штату, насчитывающему 1,4 миллиона человек по всему миру. Многие из вышеуказанных форм будут конвертированы в электронные формы, что позволит пользоваться электронной подписью, а также передачей уже заверенных документов в соответствующие инстанции через интернет.

Ожидается, что программа позволит сократить расходы на административные процессы на 1,3 миллиарда долларов США, обеспечить  более высокую эффективность работы всего персонала. Впервые за всю историю в армии появится единая, централизованная система документооборота, соответствующая мировым стандартам.

«Программа Forms Content Management не только позволит заполнять формы, сохранять данные и передавать завизированные электронной подписью формы от инстанции к инстанции. Программа позволит в первую очередь сформировать единое универсальное решение, автоматизирующее процессы для всей системы вооруженных сил в целом», - комментирует Джин Харманн, глава армейского подразделения ПиАр, Александрия, Вирджиния.

Повышение эффективности

Внедрение электронных форм XML, а также электронных подписей призвано повысить эффективность персонала вооруженных сил. XML опиратся на Extensible Markup Language и специально создан для веб-документов.

Реализованный стандарт XML позволяет определять, передавать, ратифицировать   и интерпретировать данные между различными программными приложениями и организациями. Поддержка XML-документов, а именно IBM Lotus Forms, встроенные в систему IBM по требованию операционной среды, позволяет обмениваться информацией между системами и пользователями.

Использование цифровых подписей в электронном виде полностью устраняет необходимость рядовых организовывать патруль, чтобы получить подпись на документах. Такой патруль заключался в колонне из 3-4 автомобилей, конвоирующих доставку документов на подпись в штабную зону, например, в Ираке. Огромные количества бумаг доставлялись по воздуху, преодолевая зоны боевых действий, обратно в США для их дальнейшей обработки и хранения.

Процесс, организованный по-новому, позволит персоналу ВС не преодолевать линию огня всякий раз, когда нужно получить подпись или визу на документе.

Преимущества реинжениринга

  • Полная автоматизация системы позволит сэкономить средства в размере 1,3 миллиардов долларов США ежегодно
  • Повысит эффективность работы ВС, а также сократит риски, связанные с транспортировкой форм через линию фронта
  • Позволит сэкономить около трети времени, которое затрачивают пользователи на данный момент, заполняя необходимые документы

По разным оценкам, до сих пор полный цикл заполнение и последующей обработки одной бумажной формы занимало около 10 часов в год рабочего времени для каждого из 6 служащих, учавствующих в обработке форм. Введение новых форм автоматизированной обработки в результате  позволяет экономить персоналу ВС 60 часов в год на каждую форму.

В целом, внедрение электронных форм XML с функцией цифровой подписи, позволит ВС экономить миллионы человеко-часов работы в различных департаментах.

Новая программа электронных форм имеет следующие преимущества:

  • Экономит расходы на развитие и поддержку системы
  • Сокращает количество системных ошибок, а также ошибок пользователей
  • Улучшает показатели надежности системы и обеспечивает проверку данных
  • Совместима с существующей инфраструктурой и обладает способностью системного «наращивания» - присоединения нового функционала к уже существующему ПО без вмешательства в код
  • Обладает регуляторной совместимостью (Government Paperwork Elimination Act)

Как это работает?

WebSphere в US ArmyПользователи могут работать с документами как в режиме он-лайн, так и в режиме офф-лайн. Удобный для пользователей интерфейс IBM Lotus Form позволяет легко заполнять необходимые формы. При этом сохраняются результаты незавершенной работы с формами, что дает возможность пользователям возвращаться  к ним для просмотра, редактирования и обработки в любой удобный момент.

IBM WebSphere Portal позволит персоналу ВС открывать многочисленные окна и порлеты (сменные компоненты в пользовательском интерфейсе). В рамках отдельного портлета есть возможность просмотра содежимого, как например содержимого «корзины», списка наиболее часто используемых документов, а также незаполненных форм.

Теперь в ВС есть возможность цифровой подписи на документах, а также детального визирования и проверки. Личность подписывающего и его права подвергаются проверке, подпись автоматически признается недействительной (аннулируется) на документах, которые были подвержены каким-либо изменениям. Новое решение позволяет подтвердить личность пользователя на всех стадиях документооборота.

Основные компоненты решения для системы ВС

«Выбор решения на платформе IBM WebSphere Portal стал для армии США лучшим выбором структурного ПО», - говорит Брюс Лидман, глава EIM. «Требования у нас очень специфические с точки зрения доступности, технических особенностей, объемов и структуры ВС»,- утверждает он.

Решение должно быть надежным и целиком рабочим. «В конце концов, мы пришли к тому, что является лучшим решением для солдат и стало очевидным, что выбор структуры вооруженных сил – это системный продукт  IBM».

EIM  является частью IBM PartnerWorld®, и обеспечивает богатый спектр возможностей своим пользователям, реализующим стратегии построения вертикали рынка или привлечения новых клиентов на различных рынках мира. Вне зависимости от того, специализируется ли компания в сфере одного или нескольких видов деятельности или обслуживает маленькие, средние или большие компании - технологии и ресурсы IBM позволяют своим клиентам более эффективно завоевывать потребителей.

EIM – оптимизированная система управления. Под термином «оптимизированная» подразумевается развитая структура оптимизации под приложения IBM в случае необходимости и для достижения наилучших результатов по всем критериям.

Сферы возможного применения решений на платформе портальных решений IBM очень широка: автомобильная, банковская, образовательная, образовательная, энергетическая, производство и монтаж, финансовые рынки, сфера здравоохранения, страхование, масс-медиа и развлечений, розничной торговли, телекоммуникационная, сфера путешествий и транспорта и т.д.

По словам Лимана, партнерство с IBM повышает эффективность работы.

«С помощью уникальных ресурсов и инструментов IBM, доступных нажатием одной единственной клавиши, мы можем обеспечивать существенно лучшее качество работы для наших клиентов, что очень важно в условиях постоянно меняющихся требований со стороны рынка».

 

Платформа IBM Здравоохранение Госструктура Розница Транспорт

Чем полезен портал?

Пройдите тест и узнайте выгоды
  • ISO 9001:2008
  • Microsoft Gold Competency Partner в компетенции Portals and Collaboration
  • Диплом лучшего партнера Microsoft Ukraine 2014
+38(044) 232 95 10