LS Docs

LS Docs – инновационная система электронного документооборота собственной разработки Lizard Soft на базе лидирующей в мире платформы управления контентом (ECM) Microsoft SharePoint Server 2013.

Система включает следующие основные модули:

Канцелярия (входящие/исходящие):

  • хранение всех входящих документов будут в едином электронном хранилище с возможностью поиска по тексту или полям карточки,
  • автоматическое присвоение регистрационного номера по установленным Вами правилам,
  • автоматическая отправка входящего документа соответствующим исполнителям в зависимости от настроенных Вами маршрутов,
  • автоматическая процедура согласования исходящих документов перед отправкой по заданным Вами правилам и маршрутам.

Приказы и распоряжения:

  • экономия времени при подготовке приказов и распоряжений по заранее утвержденным в компании шаблонам,
  • согласовывание документов по заданным маршрутам,
  • назначение задач исполнителям после утверждения документа с автоматической системой напоминаний и удобными средствами контроля. 

Договора:

  • хранение всех договоров в едином месте,
  • снижение рисков подписаия неутвержденной версии за счет составления договоров по шаблонам, 
  • поиск нужного договора не более, чем за минуту как по его тексту, так и по полям карточки: контрагент, подписант, автор, дата, тип, сумма и др.

Контроль задач:

  • контроль выполнения задач в едином удобном интерфейсе,
  • оперативное отслеживание стадии согласования или выполнения того или иного документа, а также участников, на которых остановился процесс,
  • постороение графических диаграмм по нужным показателям эффективности для принятия эффективных управленческих решений на основе фактов. 

Систематизируйте и храните все документы компании в одном пространстве:

  • автоматическая регистрация документов по заданным типам и признакам, в т. ч. генерирование регистрационного номера, создание карточки документа для внесения данных, прикрепление файлов и связанных документов,
  • удобное структурированное хранение документов с сегментацией по различным типам, категориям и папкам с иерархией до 7 уровней вложенности,
  • возможность устанавливать взаимосвязи между различными базами данных внутри компании и между документами,
  • автоматическое оповещение и архивирование с учетом типов документов по истечении заданного срока хранения,
  • поиск по всем реквизитам в карточке документа, в т. ч. и в архиве.

Экономьте время и сокращайте риски, используя шаблоны типовых документов:

  • генерирование и сохранение документов по шаблонам непосредственно в системе, что сокращает риски возникновения ошибок, утери файлов или ограничения доступа к ним,
  • использование шаблонов документов различных форматов: загрузка готовых (в MS Word) и создание шаблонов непосредственно в системе,
  • применение технологии ускоренного заполнения «QuickTemplate» с использованием автозаполняемых полей для типовых реквизитов, благодаря чему изменения можно вносить только в карточку, не открывая сам документ.

Держите выполнение всех задач под контролем:

  • назначение задачи, связанной с конкретным документом, на пользователя или группу пользователей, с учетом возможности делегировать, отменить задачу, изменить сроки, добавить исполнителей или вернуть документ на доработку,
  • контроль статуса и сроков выполнения задач различными способами, включая интегрированную в Outlook и Word систему уведомлений и индивидуальную для каждого пользователя настройку интерфейса для визуализации списка задач,
  • хранение и просмотр истории выполнения задач по каждому документу.

Ускорьте обработку документов, используя маршруты для их движения внутри компании:

  • преднастроенные маршруты движения документов внутри компании в зависимости от типа,
  • возможность самостоятельно («вручную») формировать маршруты для обработки документов,
  • настройка и создание как параллельных, так и последовательных маршрутов.

Повысьте эффективность и качество совместной работы сотрудников над документами:

  • редактирование проектов документов несколькими пользователями одновременно с возможностью хранения всех внесенных комментариев на протяжении всего жизненного цикла документа,
  • возможность запросить экспертное мнение коллег в виде задач указанием сроков реализации задачи и возможностью комментирования.

Получить консультацию

Чем полезен портал?

Пройдите тест и узнайте выгоды
  • ISO 9001:2008
  • Microsoft Gold Competency Partner в компетенции Portals and Collaboration
  • Диплом лучшего партнера Microsoft Ukraine 2014
+38(044) 232 95 10