Статьи

Актуальным вопросом для каждой компании  является правильное хранение различных документов, которые в свою очередь делятся на два типа: электронные и бумажные. Бумажные варианты документов всегда хранятся в папках и архивах и являются достаточно ненадежным видом долговременного хранения информации.  Они подвержены как угрозе физического уничтожения из-за неправильных условий хранения документов,  так и риску потери. Поэтому  в современном бизнесе каждая компания все чаще внедряет у себя электронное хранение документов.

Электронное хранение документов в виде серверного файлохранилища

Самым простым видом электронного хранения документов для компаний является серверное файлохранилище. Работать с ним  достаточно просто: документы и другую необходимую информацию сотрудники обязаны со своих рабочих машин выкладывать на сервер в определенные папки. Такое файлохранилище гарантирует, что все рабочие документы в электронном виде и необходимые файлы сотрудников будут всегда доступны в компании для работы. В будущем на базе данного файлохранилища можно создать архив электронных документов.

Недостатки серверного файлохранилища

В то же время электронное хранение документов в виде обычного файлохранилища на сетевом ресурсе обладает  множеством недостатков, которые значительно снижают эффективность работы с электронными документами. Рассмотрим самые основные недостатки серверного файлохранилища.

1.  Дублирование электронных документов

В крупных компаниях, как правило, часть электронных документов непреднамеренно дублируется. Это происходит из-за того, что каждый департамент создает свою копию электронных документов и хранит ее в своих папках файлохранилища на сервере. Так, каждое подразделение может хранить у себя одни и те же рабочие инструкции, приказы, стандартные бланки, заявки и множество другой внутренней документации. Такое дублирование приводит к непродуктивному использованию рабочего времени и ресурсов компании.

2.  Потеря электронных документов

Создавая огромное количество документов в электронном виде, сотрудники зачастую забывают или ленятся переносить их с рабочей машины на сервер в общее файлохранилище. В результате часть электронных документов может быть утеряна из-за поломки компьютера, увольнения сотрудника и других причин.

3.  Старение версии электронного документа

Каждый рабочий документ в компании может иметь несколько версий в зависимости от своей сложности, жизненного цикла и рабочих изменений. Как правило на сервер в файлохранилище сотрудники выкладывают первые версии электронных документов и в дальнейшем забывают заменить электронный документ в файлохранилище на самую последнюю версию, что приводит к неактуальности информации и последующим ошибкам в работе компании.

4.  Громоздкая система хранения и неудобная схема использования документов

Как уже упоминалось, все департаменты производят хранение электронных документов в своих папках на серверном файлохранилище. В крупной компании количество этих папок вырастает до немыслимых размеров, что приводит к невозможности оперативно найти необходимую информацию и следить за старением и обновлением электронных документов.

5.  Отсутствие системы качественного поиска

На сервером файлохранилище документы в электронном виде приходится искать вручную по множеству папок. Отсутствие качественной системы поиска приводит к затрате большого количества времени и ресурсов для нахождения и использования необходимой информации.

Файлохранилище на корпоративном портале

Анализируя все недостатки хранения и использования серверного файлохранилища, руководство ведущих компаний ищет более совершенные системы электронного хранения документов. И в этом им могут помочь современные ИТ-разработки.

На сегодняшний день самым актуальным и эффективным инструментом электронного хранения документов являются платформенные решения, такие как Microsoft SharePoint и IBM WebSphere Portal.

Преимущества портального файлохранилища

Создав у себя внутрикорпоративный портал, каждая компания получает в использование качественное файлохранилище. Данная система электронного хранения документов имеет эффективную структуру и позволяет сохранять всю необходимую рабочую информацию и все необходимые файлы в автоматическом режиме, благодаря чему исчезает риск утраты документов.  Сотруднику не составляет особого труда поддерживать актуальную версию электронного документа, ведь  в рамках корпоративного портала в файлохранилище сохраняется последняя версия наряду с предыдущими изменениями, что позволяет в случае необходимости «откатить» электронный документ к предыдущей или вообще первой версии.

Независимо от количества электронных документов в файлохранилище, их размера и формата, с помощью системы сквозного поиска можно быстро и просто найти нужную информацию. Эти возможности позволяют не только улучшить скорость выполнения производственных задач сотрудниками, но и приводит к отсутствию дублирования электронных документов в файлохранилище.

Разработчики платформенных решений создали и эффективную систему защиты портала, благодаря которой неавторизованный пользователь не сможет  проникнуть извне и воспользоваться закрытой информацией компании. Наряду с этим существует и распределение прав доступа к информации внутри компании, ведь документация, к примеру, финансового отдела не должна быть известна другим департаментам.

Эффективность портального файлохранилища

Благодаря описанным преимуществам файлохранилище электронных документов, созданное в рамках корпоративного портала, является более надежной и эффективной системой хранения электронных документов в компании, благодаря чему значительно сокращается непродуктивное использование ресурсов и времени на работу с документами в организации.