Статьи

В современных компаниях сотрудники HR отдела все чаще сталкиваются с проблемой длительного и неэффективного процесса документального оформления командировок.

Оформление командировкиВ большинстве случаев для оформления командировки за границу или внутри страны сотруднику необходимо заполнить стандартную заявку на командировку, принятую в организации, и передать ее непосредственному руководителю на согласование. Руководитель должен рассмотреть заявку и либо подтвердить ее, либо вернуть сотруднику со своими комментариями на доработку. Жизненный цикл согласования такой заявки проходит длительную цепочку между руководителями разных уровней.

Такую процедуру подтверждения зачастую сложно сократить из-за большого количества отделов и департаментов (таких как бухгалтерия, отдел кадров, транспортный отдел и т.д.), задействованных в оформлении командировки работника. Также много времени уходит и на оформление отчета по командировке. Поэтому рутинная процедура оформления командировки занимает достаточно большое время у сотрудников и их руководителей еще на этапе согласования, отрывая от непосредственного выполнения прямых служебных обязанностей.

Ошибки и риски при оформлении служебных командировок

Но только утверждением заявки процедура оформления командировки не завершается. Этот документ попадает в HR департамент, где кадровик создает приказ и вносит необходимые данные в реестр учета командировок. После этого необходимо известить бухгалтерию для выделения бюджета на командировку, а также поставить задачу секретарю для заказа билетов и гостиницы.

Весь этот процесс отнимает не только много времени, но и сопряжен с определенными рисками и ошибками: потеря документов, несвоевременная постановка задач или их выполнение и т.д. А так как в крупных организациях сотрудники, как правило, достаточно часто ездят в командировки, то весь процесс оформления занимает львиную долю времени как у самих сотрудников, так и у специалистов HR, что негативно сказывается на выполнении других задач.

Таким образом, банальное оформление командировки перерастает в достаточно серьезную проблему, что в конечном счете приводит к нерациональному использованию времени и ресурсов компании.

Автоматизация оформления командировок работника как панацея

Следуя мировым тенденциям в сфере ИТ, процесс оформления командировок можно оптимизировать, значительно сократив время и риски. Мировые производители платформенных решений, таких как Microsoft SharePoint и IBM WebSphere Portal, позволяют создать собственную систему для HR департамента в рамках внутреннего корпоративного портала, которая автоматизирует весь процесс оформления командировок. Благодаря этому вся процедура создания, согласования и утверждения командировки проходит в электронном виде. В обязанности сотрудника входит заполнение в системе стандартизированной формы заявки на командировку, причем в логику документа можно заложить минимальное количество заполняемых вручную полей, остальные же выбираются из выпадающего списка, что позволяет резко снизить количество случайных ошибок.

Типичный пример автоматизации оформления командировки

Автоматизация оформления командировокВ зависимости от специфики работы компании и внутренних нормативов, заявка на командировку может содержать самые разные данные. Например, возможен такой вариант: сотрудник нажатием одной кнопки создает форму, в которой уже зафиксировано его ФИО, должность, табельный номер, отдел, представительство или филиал. Остается заполнить только период, цель командировки, маршрут и желаемый транспорт, причем все эти данные вносятся в нужных полях с помощью выпадающих списков.

Заполнив все необходимые данные, сотрудник оправляет заявку на командировку своему непосредственному руководителю, который в свою очередь может или принять ее, или отклонить, указав причину в комментариях. Таким образом документ проходит по цепочке согласования на всех необходимых уровнях руководства и, получив утверждение, автоматически пересылается в HR департамент.

На основе заявки на командировку HR-специалист создает приказ, командировочный лист и проводит необходимое документальное оформление командировки за границу или внутри страны. При этом создание документов по командировке не требует больших трудозатрат и времени, так все необходимые данные автоматически берутся из заявки и кадровику остается заполнить только оставшиеся служебные данные.

Современные технологии позволяют интегрировать подобную программу оформления командировок с различными программными системами, используемых в организации, например 1С, Парус и т.д. Такая интеграция различных программ позволяет после создания, подписания и оформления необходимых документов в HR-департаменте автоматически поставить задачи всем отделам, задействованным в организации и оформлении служебной командировки командировки: финансовому отделу – выделить необходимый бюджет на командировочные, секретарю – заказать билеты и гостиницу и т.д.

Автоматизация оформления командировок экономит время и средства

Таким образом, используя передовые IT-технологии, не только сокращается время на создание, согласование и утверждение командировок, но и исчезают риски потери документов, поскольку все они хранятся в едином структурированном файлохранилище. Все задачи задействованным в оформлении командировки отделам ставятся вовремя и оперативно, все необходимое документальное оформление командировки проводится вовремя, задачи по заказу билетов, гостиниц, выделения бюджета исполняются качественно и в срок, что в результате позволит компании работать более эффективно.


Статьи на тему



Вернуться к списку событий
+38(044) 232 95 10